Inchecken kan een verwarrend proces voor gasten zijn. Als het niet vlot verloopt, kan het ook extra werk en beslommeringen voor verhuurders met zich meebrengen. De mobiele app van Airbnb beschikt over een hulpmiddel dat uitkomst kan bieden: de incheckgids.

“Ik gebruik [de incheckgids] om al mijn incheckinformatie in de vooraf bepaalde velden te zetten. Het bespaart me tijd en stelt gebruikers in staat om snel dingen te vinden,” vertelden Superhosts John en Mary Ann uit Fayetteville, North Carolina.

Met de incheckgids kun je eenmalig stapsgewijze instructies zetten in de Airbnb-app, zodat je geen instructies hoeft te herschrijven of kopiëren en plakken uit een andere e-mail wanneer je toekomstige gasten een bericht stuurt. Je kunt zelfs foto’s toevoegen om oriëntatiepunten of moeilijk te vinden sleutelkastjes te tonen, en om gasten te helpen die een andere taal spreken. Als je één keer deze gids maakt, dan bespaart je dat uiteraard tijd, en het helpt ook om miscommunicatie te voorkomen. Je loopt niet het risico om per ongeluk een belangrijke stap te vergeten. Iets dat wel zou kunnen gebeuren als je voor iedere gast een aparte e-mail schrijft.

Het hulpmiddel helpt je ook bij de vervolgcommunicatie: drie dagen voordat bevestigde gasten arriveren, sturen we automatisch jouw incheckgids naar hun smartphones, zodat ze tijdens hun reis de informatie eenvoudig via de app kunnen opvragen, ook als ze geen internetverbinding hebben. Als gasten de Airbnb-app niet hebben, kan je de gids ook delen: ga simpelweg naar ‘berichten’, druk op het ‘sleutel’-icoon en spoor je gasten aan om de link op te slaan. Vanaf drie dagen voor hun aankomst hebben gasten toegang tot je gids.

Zo haal je het meeste uit de incheckgids en zorg je voor een soepele aankomst.

Vijf eenvoudige stappen om een incheckgids te publiceren:

1. Selecteer je incheckmethode

Pak je smartphone, open de Airbnb-app en ga naar je advertentie. Klik onder ‘Informatie voor gasten’ op ‘Incheckinstructies’. Je kunt altijd een incheckgids maken, ongeacht of je nu je gasten persoonlijk begroet of dat ze zelf inchecken. In het eerste scherm wordt je gevraagd om je incheckmethode in te voeren: slim slot, toetsenbord met code*, sleutelkastje of portier.

Sommige verhuurders laten gasten zelf inchecken en hun draai vinden, en komen daarna alsnog langs voor een persoonlijke begroeting. “Tegenwoordig laten we de gasten zelf inchecken, waardoor ze zich meer thuis voelen”, zeggen verhuurders Siyana en Khalam uit Imbituba, Brazilië. “Daarna schrijf ik of zorg ik dat ik beschikbaar ben om het huis, de apparaten, het gas en eventuele andere dingen beter uit te leggen.”

*Vergeet voor extra veiligheid en gemoedsrust niet om de toegangscodes van een deur of sleutelkastje tussen reserveringen in te veranderen.

2. Maak je incheckinstructies

Vervolgens wordt je gevraagd om de incheckinstructies te bewerken en om gedetailleerde stappen op te schrijven om gasten te helpen je woning te vinden en binnen te komen.

Hier is een aantal stapsgewijze instructies** van verhuurders:

1. Blijf links van de oprit.

2. Het huisje ligt bovenaan het terrein. Normaal gesproken laat ik voor je aankomst de lampen aan.

3. Om goed dicht te gaan, moet de voordeur stevig worden aangedrukt.

4. De thermostaat voor de verwarming zit achter het luik dat zich naast te tafel bevindt.

5. Je hebt geen wachtwoord nodig voor wifi. Je kunt gewoon inloggen.

—Rubén en Dorothy, Vermont, Verenigde Staten

1. Ga door de eerste poort naar de achterkant van het huisje.

2. Als je door de tweede poort gaat, zie je een klein sleutelkastje.

3. De code voor het sleutelkastje is [code].

4. Sluit het sleutelkastje nadat je de sleutel hebt gepakt, en zorg dat de code niet meer zichtbaar is.

5. Vergeet als je weggaat niet om de sleutel weer in het sleutelkastje te leggen.

—Ben en Angel, Wellington, Nieuw-Zeeland

**Instructies zijn bewerkt en aangepast voor lengte en duidelijkheid.

3. Upload foto’s

Geef gasten een visueel hulpmiddel door op ‘Een foto toevoegen’ te klikken. Je kunt foto’s van je ingang*** of unieke kenmerken van je woning uploaden vanuit de fotobibliotheek van je telefoon. Selecteer de foto die je wilt gebruiken en deze wordt aan je schriftelijke instructies toegevoegd.

Deze verhuurders hebben ook straatinformatie en links naar kaarten toegevoegd:

Ik heb een foto toegevoegd van de voorkant van het huis. Als ze met een auto komen, dan geef ik aan welke garages ze kunnen gebruiken. Ik laat ze ook weten dat mijn straat twee zeer specifieke tijden voor voertuigen heeft.—Jessi, Mexico

Ik zorg voor een gedetailleerde uitleg met een kaart en foto’s van het gebied, waarin ik uitleg hoe de [woon]boot te vinden is.—Maeva, Msida, Malta

***Sommige verhuurders vertelden ons dat ze het niet fijn vinden om foto’s van de voorkant van hun huis te laten zien. Als je er hetzelfde over denkt, probeer dan van dichtbij te fotograferen. Houd er ook rekening mee dat foto’s van de incheckgids niet op je advertentie worden gepubliceerd. Ze worden slechts met bevestigde gasten gedeeld: drie dagen voordat ze aankomen en gedurende hun verblijf.

4. Beschrijf je foto’s

Klik zodra je foto’s hebt geselecteerd op ‘Opmerking toevoegen’ om eventuele details of aanvullende instructies toe te voegen. 

Sommige verhuurders raden aan een beetje humor te gebruiken om de aandacht van gasten te pakken:

“Hoi, we kijken ernaar uit om je hier in ons deel van de wereld te verwelkomen. Zou je mij je verwachte aankomsttijd kunnen sms’en op [telefoonnummer]? Dan zorg ik ervoor dat ik niet net op dat moment de krokodillen in het meer aan het voeren ben.” Natuurlijk slaat dat nergens op, maar het zorgt wel direct voor een reactie. Het is iets waar we allemaal om kunnen lachen. Ik weet wanneer ze aankomen, en het inchecken gebeurt op tijd en zonder gedoe… of krokodillen!”—Robin, Mount Barker, Australië

5. Bekijk een voorbeeld, en publiceer daarna

Nadat je foto’s en tekst hebt toegevoegd kan je je instructies bekijken. Klik op ‘…’ voor meer opties, zoals het opnieuw ordenen of verwijderen van stappen, of om een voorbeeldgids te zien. Als je zeker weet dat je incheckinstructies behulpzaam zijn voor een gast, druk dan op ‘Publiceren’.

Nadat je je instructies hebt gepubliceerd, delen we je incheckgids drie dagen voordat ze aankomen automatisch met bevestigde gasten. Eenvoudig inchecken betekent dat je tijd bespaart en helpt je bij het halen van een vijfsterrenbeoordeling.

Neem het aan van verhuurders zoals Stefan uit Wiesendangen, Zwitserland: “We hoeven alleen nog het absolute noodzakelijke te doen. We staan niet te wachten en hoeven geen dingen opnieuw te doen. Aan alles is gedacht, en je hebt niet de stress van ‘Heb ik al…? Heb jij al…?’ Dankzij de [incheckgids] is onze standaard altijd hetzelfde, zonder extra inspanning.”