Matkan vaikein vaihe on usein kohteeseen pääsy. Kun majoittajan viestintä on selkeää ennen matkaa ja sisäänkirjautumismenettely on mutkaton, vieraiden saapuminen tapahtuu sujuvasti. Seuraavassa kokeneiden majoittajien viestintätapoja:
Pyydetään vierailta matkan tiedot sopivimman saapumisajan järjestämiseksi
Jaetaan vieraille heitä varten laaditut, yksityiskohtaiset saapumisohjeet
Lähetetään vieraille tarkat kirjautumisohjeet, jotta heidän ei koskaan tarvitse arvailla
Varmistetaan, että vieraat osaavat ottaa yhteyttä saapumispäivänä
Käytetään ajan säästämiseksi viestintään sovellusta, sähköpostia ja tekstiviestiä