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Wenn du bereits ein paar Entdeckungen veranstaltet hast, bist du vielleicht auch schon mal in den Genuss dieses alltäglichen Problems vieler Gastgeber gekommen: ein Gast kommt zu spät! Vielleicht hat er einen falschen Zug genommen, sich noch nicht an deine Zeitzone gewöhnt oder einfach nur nicht den Treffpunkt gefunden – aber das passiert jedem von uns hin und wieder.

Wir haben unsere Community gefragt, was sie unternehmen, wenn Gäste zu spät kommen und die Gruppe womöglich warten muss. Lies dir durch, welche kreativen Lösungsvorschläge sie für dieses Problem haben.

So hilfst du deinen Gästen, pünktlich zu sein

Um zu vermeiden, dass allzu viele Gäste zu spät zu deiner Entdeckung eintreffen, solltest du frühzeitig und häufig mit ihnen kommunizieren. Viele Gastgeber schicken mindestens 24 Stunden vor Beginn einer Entdeckung eine Nachricht an all ihre Gäste. Folgende Informationen und Tipps könnten hilfreich für sie sein:

  • Rate deinen Gästen, rechtzeitig aufzubrechen und zusätzliche Zeit für Verkehrsprobleme, die Parkplatzsuche und andere Verzögerungen einzukalkulieren.
  • Schlage eine Route vor oder gib Tipps zu öffentlichen Verkehrsmitteln.
  • Schick ein Foto des genauen Treffpunkts.
  • Schlage Parkmöglichkeiten in der Umgebung vor und sag deinen Gästen, wie viel Zeit sie dafür einkalkulieren müssen.
  • Sag deinen Gästen, wie sie dich am Tag der Entdeckung erreichen können.
  • Falls deine Entdeckung nicht nur an einem Ort stattfindet, kannst du deinen Gästen mitteilen, wo sie im Falle einer Verspätung später hinkommen können.
  • Lass sie wenn nötig wissen, wie lange du am Treffpunkt auf verspätete Gäste wartest – z. B. 15 Minuten.

„Mir fiel irgendwann auf, dass die Entdeckung an Werktagen vor allem zur Hauptverkehrszeit gebucht wurde. Darum habe ich meine Beschreibung um den Tipp ergänzt, 20 Minuten früher aufzubrechen, sich im Vorfeld über den Verkehr zu informieren und außerdem einige Parkmöglichkeiten vorgeschlagen. Das hat mir und meinen Gäste sehr geholfen. Seitdem haben meine Gäste das Gefühl, dass ich mich um sie kümmere und sind immer sehr dankbar.“ – Dominique, Gastgeberin von Cultural Food/Beer Crawl Barrio Logan in San Diego, Kalifornien

„Ich teile meinen Gästen im Vorfeld mit, wo sie hinkommen können, falls sie sich verspäten: zum Beispiel den nächsten Stopp und die Uhrzeit, zu der wir dort sein werden.“ – Sarah, Gastgeberin von Explore Portland on an Electric Bike

„Ich tausche im Vorfeld einer Entdeckung oft Telefonnummern aus, damit ich erreichbar bin, falls ein Gast den Treffpunkt nicht findet oder Fragen hat. Ich verschicke immer eine Textnachricht, bevor ich aufbreche – was für meine Gäste auch als Erinnerung funktioniert. Im Gegenzug teilen sie mir mit, wann sie mit ihrer Ankunft rechnen. Dank dieser Strategie hatte ich bislang erst einen Fall von Verspätung – weil die Gäste den falschen Radweg genommen und internationale Telefonnummern hatten.“ – John, Gastgeber von Archery Lessons for All

So bereitest du dich auf Verspätungen vor

Überlege dir, wie du die ersten 15 Minuten deiner Entdeckung gestalten kannst, um kurze Verspätungen von Gästen abzufedern. Hier erfährst du, wie einige Gastgeber mit diesem Problem umgehen und pünktliche Gäste in der Zwischenzeit bei Laune halten.

„Ich habe ein wenig Pufferzeit in den Ablauf meiner Entdeckung eingebaut, damit es bei etwaigen Verspätungen nicht zu Problemen kommt. Wenn ein Gast sich verspätet, informiere ich die anderen Teilnehmer, dass ich entsprechend vorausgeplant habe und derlei Verzögerungen keine Auswirkungen auf den Ablauf haben.“ – Garrison, Gastgeber von Whale Watching Hike and Sunset Bonfire

„Ich serviere meinen Gästen am Anfang einen Drink und lasse mir einfach etwas mehr Zeit. In der Regel benötige ich dafür zehn Minuten, lerne die Gäste kennen und unterhalte mich mit ihnen. Währenddessen schicke ich der Nachzüglerin eine Nachricht, um herauszufinden, ob sie Probleme bei der Anreise hat, und lasse sie wissen, dass ich in zehn Minuten anfange.“ – Justine, Gastgeberin von Become a Perfumer’s Apprentice: Create your own perfume

„Wenn der Rest der Gruppe bereits eingetroffen ist, unterhalten wir uns ein wenig. Falls die Wartezeit länger als 5 Minuten beträgt, zeige ich meinen Gästen einen interessanten Ort in der Nähe des Treffpunkts, der normalerweise nicht in der Entdeckung enthalten ist (Bonavox Hörgeräte – der Laden, in dem Bono von U2 als Kind seinen Spitznamen erhalten hat). Wenn wir zurückkehren, sollte der Nachzügler eingetroffen sein.“ – Ionut, Gastgeber von Dublin Busking Experience

„Wenn sich ein Gast verspätet, informiere ich den Rest der Gruppe darüber und teile ihnen mit, welche Informationen ich über die Verspätung habe. Ich beginne dann mit einer Einführung und frage sie, warum sie meine Entdeckung gebucht haben, was sie am Bogenschießen lieben usw. Ich lasse sie außerdem wissen, dass ich gerne bereit bin, die Entdeckung etwas nach hinten zu verschieben, falls sie es zeitlich einrichten können. Damit gebe ich ihnen das Gefühl, nicht aufgrund eines anderen Teilnehmers benachteiligt zu werden. Meiner Erfahrung nach sind die meisten Gäste sehr entspannt, was Verspätungen betrifft.“ – Angie, Gastgeberin von Archery with Mindfulness

So kommunizierst du mit Gästen, die sich verspäten

Setze immer voraus, dass deine Gäste nicht absichtlich zu spät kommen – das sorgt für eine positive Denkweise. Hier erfährst du, was einige unserer Gastgeber zur Kommunikation mit zu spät kommenden Gästen zu sagen haben:

„Wenn ein Gast zu spät kommt, begrüße ich ihn mit folgendem Satz: ‚Danke für deine Beharrlichkeit!‘“ – Sarah, Gastgeberin von Explore Portland on an Electric Bike

„Wenn sich ein Gast verspätet und weder anruft noch eine Nachricht schickt, versuche ich, ihn anzurufen. Wenn er nicht drangeht, frage ich ihn per Textnachricht, ob alles in Ordnung ist. Wenn ich darauf keine Antwort erhalte, warte ich maximal 15 Minuten und beginne dann mit der Tour. Abschließend schicke ich eine weitere Nachricht an den Gast, in der ich mein Bedauern äußere, dass er es nicht geschafft hat.“  – Ionut, Gastgeber von Dublin Busking Experience

„Wenn ein Gast verspätet eintrifft, unterhalte ich mich in der Regel ein paar Minuten ausführlich mit ihm, um möglichst viel über ihn zu erfahren. Diese Informationen helfen mir, den Nachzügler mit Teilnehmern zu vernetzen, die pünktlich eingetroffen sind und womöglich etwas mit ihm gemeinsam haben. Diese Taktik hat schon sehr oft funktioniert, weil sich der Nachzügler dadurch nicht alleingelassen oder wie ein Fremdkörper fühlt und jemanden anderen als den Gastgeber hat, mit dem er sich unterhalten kann.“ – Jonathan, Gastgeber von Experience SF Nightlife Like a Local!

Sei flexibel, wenn es dein Zeitplan erlaubt

Wie flexibel du dich deinen Gästen gegenüber zeigst, bleibt komplett dir überlassen. Viele Gäste bemühen sich, auch Gäste aufzunehmen, die aufgrund eines größeren Zwischenfalles deutlich zu spät eintreffen.

„Einmal ist es vorgekommen, dass die einzigen beiden Gäste des Tages Probleme hatten (durch einen verspäteten Flug) und mir eine Stunde vor dem Beginn der Entdeckung eine Nachricht schickten. In diesem Fall entschied ich, die Startzeit um ein bis zwei Stunden nach hinten zu verschieben. So etwas funktioniert aber natürlich nur, wenn man an diesem Tag keine anderen Verpflichtungen hat.“ – Ionut, Gastgeber von Dublin Busking Experience in Dublin, Irland.

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