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Si ya has organizado unas cuantas experiencias, lo más seguro es que te hayas enfrentado a un problema habitual: que algún viajero llegue tarde. A veces se suben al tren que no es, se quedan dormidos por el jetlag o se pierden buscando el punto de encuentro. Sea por la razón que sea, lo cierto es que llegar tarde es algo que nos puede pasar a todos.

Por eso, hemos pedido a nuestra comunidad de anfitriones que nos desvelen sus mejores trucos para manejar estas situaciones sin que el resto del grupo se vea afectado. Echa un vistazo a las creativas soluciones que han encontrado nuestros anfitriones para este problema tan común.

Echa una mano a tus viajeros para que lleguen puntuales

Una buena estrategia para reducir el número de viajeros que llegan tarde es ponerte en contacto con ellos con antelación y a menudo. En el mensaje que muchos anfitriones envían a los asistentes al menos 24 horas antes del comienzo de la experiencia, suelen:

  • Sugerir a los viajeros que salgan con tiempo (que tengan en cuenta el tráfico, el tiempo que necesitarán para aparcar y los posibles retrasos).
  • Aconsejarles cuál es la mejor ruta para llegar al punto de encuentro por su cuenta o en transporte público.
  • Enviar una foto en la que el punto de encuentro se vea claramente.
  • Aconsejarles en qué sitios pueden aparcar cerca del punto del encuentro y cuánto tiempo deben reservar para aparcar.
  • Indicarles cómo deben ponerse en contacto con ellos el día de la experiencia.
  • Decirles dónde y cuándo pueden unirse a la experiencia si llegan tarde al primer punto de encuentro.
  • Comentarles el tiempo límite que se quedarán esperándolos, por ejemplo, 15 minutos.

«Empecé a detectar una tendencia entre semana y me di cuenta de que la mayoría de los viajeros reservaban la experiencia de la hora punta. Gracias a estos datos, decidí añadir una nota con consejos para los viajeros: salir de casa 20 minutos antes, comprobar el estado del tráfico e indicarles algunos sitios para aparcar. A los asistentes les viene genial y a mí también. Sienten que me preocupo de verdad por sus necesidades y se muestran muy agradecidos». – Dominique, anfitrión de Ruta cultural de comida y cerveza en Barrio Logan en San Diego, California.

«Envío instrucciones a mis viajeros sobre dónde quedar si llegan tarde: les suelo indicar el siguiente punto de encuentro y la hora a la que llegaremos». – Sarah, anfitriona de Explora Portland en bici eléctrica.

«Les suelo dar mi número de teléfono antes de la experiencia, para que puedan llamarme o enviarme un mensaje si se pierden, tienen alguna duda, etc. Siempre les envío un mensaje antes de salir de casa (que les sirve a ellos como recordatorio). Suelen responderme con la hora a la que tienen pensado llegar. Gracias a esto, solo ha llegado tarde un grupo; venían en bici, tomaron una ruta equivocada y tenían móviles internacionales». – John, anfitrión de Tiro con arco para todos.

Prepárate con antelación para recibir a los viajeros que llegan tarde

Para poder recibir a los viajeros que llegan un poco tarde, piensa en cómo vas a desarrollar los primeros 15 minutos de tu experiencia. A continuación te presentamos cómo lo hacen otros anfitriones:

«En mis experiencias siempre planifico un “tiempo muerto” al principio de la actividad para dejar margen a los viajeros que puedan retrasarse un poco. Si alguien va a llegar tarde, se lo explico al resto de asistentes y les aseguro que no va a afectar a la planificación de la experiencia porque ya lo hemos tenido en cuenta con antelación». – Garrison, anfitrión de Paseo para ver ballenas y hogueras al atardecer.

«Lo primero que hago es ofrecer a los asistentes algo para beber, así tengo tiempo de esperar a todo el mundo. Repartir las bebidas me da unos 10 minutos de margen. Este tiempo me sirve para conocerlos a todos y poder enviar un mensaje al viajero que llega tarde para saber si se ha perdido e indicarle que empezaré en 10 minutos». – Justine, anfitriona de Aprendiz de perfumista: crea tu propio perfume.

«Si el resto del grupo ha llegado, charlamos un rato y si el viajero que llega tarde se retrasa más de 5 minutos, me llevo al grupo a ver un sitio interesante que está muy cerca del punto de encuentro y que no está incluido en la ruta: la tienda de audífonos Bonavox, donde apodaron a Bono de U2 cuando no era más que un niño. Cuando volvemos al punto de encuentro, el viajero que llegaba tarde suele estar esperando». – Ionut, anfitrión de Música callejera en Dublín.

«Cuando los viajeros llegan tarde se lo comento con franqueza al resto del grupo y les doy toda la información que tengo. Comienzo presentándome y preguntando a los asistentes qué les ha motivado a apuntarse a mi actividad, les cuento qué es lo que más me gusta del tiro con arco, etc. También les aseguro que recuperaremos el tiempo que hemos perdido esperando a los que llegan tarde al final, si pueden y no les importa. De esta forma, casi nadie se niega a esperar». – Angie, anfitriona de Tiro con arco y mindfulness.

Cómo comunicarte con los viajeros que llegan tarde

Debemos suponer que los viajeros siempre se esfuerzan por ser puntuales, esto te ayudará a mantener una atmósfera positiva. A continuación tienes algunos consejos de nuestros anfitriones para recibir a los huéspedes que llegan tarde:

«Aunque lleguen tarde, siempre les agradezco que hayan hecho todo lo posible por llegar a la hora». – Sarah, anfitriona de Explora Portland en una bici eléctrica.

«Si los viajeros llegan tarde y no me envían un mensaje ni me llaman, suelo llamarlos yo. Si no me responden, les envío un mensaje preguntándoles si todo va bien. Si siguen sin responder, espero un máximo de 15 minutos y les envío otro mensaje en el que les digo que es una pena que no hayan podido venir. Luego empiezo la ruta». – Ionut, anfitrión de Música callejera en Dublín.

«Cuando llegan, suelo charlar con los viajeros para que me cuenten todo lo posible sobre ellos. Conociéndolos ya un poco mejor, les presento a otros asistentes que tienen cosas en común con ellos. Esta estrategia funciona muy bien con las personas que llegan tarde, porque así sienten que tienen alguien más en quien apoyarse además del anfitrión». – Jonathan, anfitrión de Vive la noche de San Francisco como un habitante más.

Sé flexible si te lo permite tu planificación

Tú decides lo flexible que te muestras con los viajeros. En muchas ocasiones, los anfitriones intentan adaptarse a las personas que han tenido algún contratiempo y han llegado tarde.

«Ha habido veces en las que solo dos viajeros han reservado la experiencia y han tenido problemas para llegar (por ejemplo, retrasos de vuelo o problemas para llegar desde el aeropuerto) y me lo han notificado con al menos una hora de antelación al comienzo de la actividad. En estos casos, he retrasado la hora de comienzo para empezar una o dos horas más tarde. Por supuesto, esto solo lo hago si no tengo otros planes ese día». – Ionut, anfitrión de Música callejera en Dublín.

¿Tienes algún otro consejo que quieras compartir sobre este tema? ¡Somos todo oídos! Cuéntanos tus ideas y asegúrate de usar las palabras clave «Consejos para artículo de experiencias» para que las encontremos fácilmente.