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Si vous avez organisé quelques expériences, vous avez peut-être déjà rencontré ce problème courant : le participant qui arrive en retard. Que l’on se soit trompé de train ou que l’on se perde en route… être en retard arrive aux meilleurs d’entre nous.

Nous avons posé la question à notre communauté et rassemblé leurs meilleurs conseils en la matière : découvrez des solutions créatives à ce problème courant.

Aidez vos participants à arriver à l’heure

Vous pouvez limiter les retards en communiquant souvent, et longtemps en avance. Vous pouvez aussi envoyer un message à tous les participants au moins 24 heures avant une expérience, en incluant les informations suivantes :

  • Les délais à prévoir en fonction de la circulation, des problèmes de parking ou d’autres facteurs pouvant engendrer des retards ;
  • conseils sur le meilleur itinéraire en voiture ou les transports en commun à emprunter.
  • photo du lieu de rendez-vous exact ;
  • places de stationnement à proximité et temps à prévoir pour se garer ;
  • comment vous joindre le jour de l’expérience ;
  • si vous prévoyez un deuxième arrêt dans votre circuit, dites aux participants où il se trouve et à quelle heure vous y serez pour qu’ils puissent vous y rejoindre en cas de retard ;
  • Si nécessaire, l’heure limite d’arrivée : ex. 15 minutes.

« J’ai commencé à remarquer une tendance en semaine et j’ai réalisé que l’expérience était réservée aux heures de pointe. J’ai donc commencé à donner quelques conseils : partir 20 minutes plus tôt, vérifier l’état de la circulation, et j’ai donné des astuces pour le stationnement. Cela a fait une énorme différence pour mes participants et moi-même : ils ont vraiment apprécié que je prenne leurs besoins en compte et se montrent toujours reconnaissants. » – Dominique, hôte de Cultural Food/Beer Crawl Barrio Logan à San Diego, Californie.

« Je laisse des instructions à mes participants à propos du lieu de rendez-vous en cas de retard. Par exemple, l’arrêt suivant sur notre circuit et le temps que nous y resterons. » – Sarah, hôte de Explore Portland on an Electric Bike.

« Le truc que j’utilise souvent, c’est échanger les numéros de téléphone avant le rendez-vous afin que les participants puissent appeler ou envoyer un SMS s’ils se perdent ou s’ils ont des questions, etc. Je leur envoie toujours un texto avant de partir (c’est aussi un rappel pour eux). En retour, ils me disent toujours à quelle heure ils pensent arriver. Grâce à cela, je n’ai eu qu’un seul retard : des voyageurs qui s’étaient trompés de route et qui avaient des numéros étrangers. » – John, hôte de Archery Lessons for All

Anticipez les retards

Pour compenser les retards, pensez aux 15 premières minutes de votre expérience. Voici quelques façons de gérer les retardataires et d’occuper les participants qui sont arrivés à l’heure :

« Je laisse toujours un peu de marge dans le programme de mon Expérience pour tenir compte des retards éventuels. Si quelqu’un est en retard, je préviens tout le monde que cela ne pose pas de problème. Nous avons prévu large dans le programme, pour que cela n’ait pas d’incidence sur la journée. » Garrison, hôte de Whale Watching Hike and Sunset Bonfire

« Je commence par servir des boissons, cela me donne un peu plus de temps pour servir tout le monde. Pendant que j’accueille mes voyageurs en discutant avec eux, j’envoie un message au retardataire pour lui demander s’il a des difficultés à trouver son chemin et lui rappeler que je vais commencer dans 10 minutes. » – Justine, hôte de Become a Perfumer’s Apprentice: Create your own perfume

« Si le reste du groupe est arrivé, nous faisons connaissance, et si le temps d’attente dépasse les 5 minutes, j’emmène mes participants voir un lieu intéressant à proximité du lieu de rendez-vous, qui ne fait habituellement pas partie de la visite (par exemple, le magasin de prothèses auditives Bonavox, qui a inspiré le surnom de Bono enfant). À notre retour, le retardataire est généralement là. » – Ionut, hôte de Dublin Busking Experience

« Lorsque des participants sont en retard, j’essaie de donner des informations claires et précises sur ce qui se passe. Je commence par des présentations et des questions sur ce qui les a amenés à participer à cette expérience, j’explique pourquoi j’aime le tir à l’arc, etc. Je leur dis aussi que cela ne me pose pas de problème de rallonger un peu l’expérience s’ils ont le temps, afin qu’ils ne se sentent pas lésés. La plupart des gens sont assez gentils et détendus quand il faut attendre quelqu’un. » – Angie, hôte de Archery with Mindfulness

Communiquez avec les retardataires

Partez du principe que les gens souhaitent arriver à l’heure ; cela vous aidera à garder une attitude positive. Voici quelques témoignages d’hôtes à propos de la communication avec les retardataires :

« J’accueille les retardataires en leur disant “Merci d’avoir persévéré !” » – Sarah, hôte de Explore Portland on an Electric Bike.

« Si certaines personnes sont en retard, et n’appellent pas ou n’envoient pas de SMS, j’essaye de les appeler. S’ils ne répondent pas, j’envoie un texto en demandant si tout va bien. Si je ne reçois pas de réponse, j’attends 15 minutes maximum, puis je commence la visite avec le groupe. J’envoie un nouveau texto pour dire combien je suis navré qu’ils n’aient pas pu nous rejoindre. » – Ionut, hôte de Dublin Busking Experience

« À l’arrivée du retardataire, une des mes techniques consiste à lui parler beaucoup et à en apprendre le plus possible sur lui en quelques minutes, puis à me tourner vers le groupe et, à l’aide de ces informations, à essayer de créer des liens avec les autres participants qui étaient là plus tôt et ont des points communs avec lui. Ceci a fonctionné de nombreuses fois. Le retardataire ne se sent alors pas oublié ou isolé puisqu’il a pu se rapprocher de quelqu’un d’autre que l’hôte. » – Jonathan, hôte de Experience SF Nightlife Like a Local!

Si votre programme le permet, montrez-vous flexible

C’est à vous de décider du degré de souplesse dont vous souhaitez faire preuve. Beaucoup d’hôtes essayent occasionnellement de s’adapter aux voyageurs qui ont eu un vrai contretemps et sont arrivés très en retard.

« Une fois, les deux seuls participants qui avaient réservé mon expérience ce jour-là ont rencontré un problème (ils arrivaient directement de l’aéroport et leur vol a eu du retard), et ils m’ont envoyé un message une heure avant le début de l’expérience. Dans ce cas, j’ai décidé de modifier l’heure de début et de les accueillir une ou deux heures plus tard. Évidemment, ce scénario n’est possible qui si vous n’avez rien d’autre de prévu dans la journée. » – Ionut, hôte de Dublin Busking Experience à Dublin, Irlande.

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