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Se avete già organizzato un’esperienza, è probabile che vi siate imbattuti in questo problema molto comune tra gli host: un ospite ritardatario! Forse ha perso il treno o non si è ancora adattato al vostro fuso orario oppure, semplicemente, non è riuscito a trovare il punto di ritrovo. Arrivare in ritardo può capitare a chiunque.

Abbiamo quindi chiesto dei consigli alla nostra community per capire come gestire gli ospiti ritardatari e il gruppo di persone che aspetta con impazienza il loro arrivo. Continuate a leggere per scoprire delle soluzioni creative a questo problema ricorrente.

Aiutare gli ospiti ad arrivare in orario

Per ridurre il numero di ospiti che arriva in ritardo, vi consigliamo di comunicare con loro in anticipo e con continuità. In un messaggio inviato a tutti i partecipanti almeno 24 ore prima dell’esperienza, molti host tendono a:

  • suggerire agli ospiti di calcolare più tempo in caso di traffico, ricerca del parcheggio e altri ritardi;
  • dare consigli sull’itinerario più comodo o sui mezzi per raggiungere il luogo d’incontro;
  • condividere una foto del punto di ritrovo preciso;
  • suggerire dei parcheggi nelle vicinanze comunicando quanto tempo occorre all’incirca per trovarne uno;
  • far sapere agli ospiti come contattarli il giorno dell’esperienza;
  • comunicare agli ospiti se nel corso dell’esperienza ci si sposterà in un altro luogo, nel caso siano in ritardo;
  • se necessario, comunicare il tempo limite di arrivo, ad esempio un ritardo massimo di 15 minuti.

“Ho riscontrato che in settimana l’esperienza veniva prenotata nelle ore di punta. Ho deciso quindi di suggerire agli ospiti di partire con 20 minuti di anticipo, verificando il traffico e dove parcheggiare. Ho notato subito una grande differenza per me e per i miei ospiti. Capiscono che mi preoccupo per loro e me ne sono grati.” – Dominique, host di Cultural Food/Beer Crawl Barrio Logan a San Diego, California.

“Invio delle istruzioni ai miei ospiti per comunicare loro un punto di ritrovo nel caso siano in ritardo. Ad esempio, un altro luogo in cui svolgeremo un’attività e l’ora in cui saremo là” – Sarah, host di Explore Portland on an Electric Bike.

“Una strategia che utilizzo spesso consiste nello scambiare i numeri di telefono in anticipo affinché i partecipanti possano chiamarmi o scrivermi se si perdono o se hanno delle domande. Inoltre, prima di partire mando sempre un messaggio collettivo che funziona anche da promemoria. In cambio, loro mi fanno sapere il loro orario d’arrivo previsto. Da quando faccio così, c’è stato un solo caso in cui un ospite è arrivato in ritardo perché aveva sbagliato strada e il suo numero di telefono era estero.” – John, host di Archery Lessons for All.

Farsi trovare pronti in caso di ospiti ritardatari

Per far fronte a eventuali ospiti ritardatari, riflettete su come organizzare i primi 15 minuti della vostra esperienza. Qui di seguito potete leggere come alcuni host gestiscono i ritardi e tengono occupati gli ospiti che sono arrivati in orario.

“Per far fronte ai ritardi, ho deciso di lasciare sempre un certo margine nella programmazione dell’esperienza. Se una persona è in ritardo, faccio sapere a tutti che non c’è nessun problema perché ho organizzato tutto in anticipo con una certa flessibilità affinché gli eventuali contrattempi non interferiscano con le attività della giornata.” – Garrison, host di Whale Watching Hike and Sunset Bonfire.

“Innanzitutto offro un drink. Per servire tutti guadagno circa dieci minuti. Mentre mi accomodo e inizio a discutere con i partecipanti, invio un messaggio all’ospite ritardatario per sapere se sta avendo dei problemi lungo la strada e per comunicargli che le attività inizieranno a breve.” – Justine, host di Become a Perfumer’s Apprentice: Create your own perfume.

“Se il resto del gruppo è già arrivato, iniziamo a chiacchierare. Se l’attesa supera i 5 minuti, andiamo a vedere un posto interessante, non incluso nel tour, nei pressi del luogo d’incontro. Si tratta del negozio di apparecchi acustici “Bonavox”, da cui Bono degli U2 ha preso il suo soprannome quando era ancora un bambino. Terminata questa visita, l’ospite ritardatario dovrebbe essere arrivato.” – Ionut, host di Dublin Busking Experience.

“Quando dei partecipanti sono in ritardo, comunico chiaramente al gruppo ciò che sta succedendo. Inizio con le presentazioni e le domande per sapere cosa ha spinto le persone a prenotare la mia esperienza e parlo della mia passione per il tiro con l’arco. Faccio inoltre sapere a tutti che per me non c’è nessun problema a prolungare leggermente l’esperienza nel caso anche loro abbiano il tempo, affinché non si sentano smarriti per colpa di un’altra persona. La gran parte degli ospiti si dimostra gentile e rilassata durante l’attesa.” – Angie, host di Archery with Mindfulness.

Comunicare con gli ospiti ritardatari

Presumiamo sempre che i vostri ospiti abbiano le migliori intenzioni di arrivare in orario; in questo modo riuscirete a mantenere un’attitudine positiva. Qui di seguito vi riportiamo quello che alcuni dei nostri host hanno detto a proposito delle comunicazioni con gli ospiti ritardatari:

“Se arrivano in ritardo, gli accolgo dicendo: “Vi ringrazio per essere riusciti a venire!” – Sarah, host di Explore Portland on an Electric Bike.

“Se alcuni dei miei ospiti sono in ritardo e non si sono fatti sentire, provo a chiamarli io. Se non rispondono, invio un SMS per sapere se va tutto bene. Se non ricevo nessuna risposta, aspetto al massimo un quarto d’ora e in seguito inizio il tour con il gruppo. A quel punto invio un altro messaggio per far sapere che mi spiace molto che non siano riusciti a venire.”  -Ionut, host di Dublin Busking Experience.

“Quando l’ospite ritardatario arriva, cerco di parlargli per saperne di più su di lui in qualche minuto per poi metterlo in relazione con altri partecipanti arrivati in orario con cui potrebbe andare d’accordo. La mia tecnica ha funzionato in diversi casi perché in questo modo l’ospite arrivato in ritardo non si sente escluso e può iniziare subito a entrare in contatto con qualcuno che non sia l’host.” – Jonathan, host di Experience SF Nightlife Like a Local!

Se i vostri impegni ve lo permettono, siate flessibili

Spetta a voi decidere quanto essere flessibili con i vostri ospiti. Occasionalmente, molti host cercano di adattarsi agli ospiti che sono arrivati molto in ritardo a causa di un contrattempo.

“C’è stato un caso in cui gli unici due ospiti che avevano prenotato l’esperienza hanno avuto dei problemi a causa di un volo in ritardo e mi hanno inviato un messaggio un’ora prima dell’inizio. Ho quindi deciso di posticipare l’esperienza di qualche ora. Ovviamente, questo è possibile solo se non avete nient’altro in programma per quella giornata.” – Ionut, host di Dublin Busking Experience a Dublino, Irlanda.

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