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何度か体験を実施しているホストなら、すでに経験しているであろう共通のお悩み、それは…ゲストの遅刻!電車を乗り間違えてしまったり、時計をローカル時間に合わせていなかったり、あるいは単に集合場所が見つからなかったり、遅刻は誰にでも起こりうることです。

遅れて到着するゲストや、待たせてしまっているほかの参加ゲストへの対応に関するよいヒントはないか体験ホストのコミュニティに聞いてみました。この永遠の課題に対するユニークな対処方法を、いくつかご紹介します。

ゲストが時間どおり到着できるようサポートする

早い段階からこまめに連絡をしておくことで、ゲストの遅刻を減らすことができます。多くのホストは、遅くとも体験の24時間前までに次のような内容のメッセージをゲスト全員に送信しています。

  • 交通状況や駐車の手間、多少の遅れも考慮して、時間に余裕を持って移動するようお願いする
  • 最適な運転ルートや公共交通手段についてアドバイスする
  • 集合場所の写真を送る
  • 集合場所付近で駐車できる場所や、駐車にかかる時間についてアドバイスする
  • 体験当日のホストへの連絡方法を伝えておく
  • 体験の行程に次の場所への移動が含まれる場合は、遅刻した場合はいつ、どこで待ち合わせるか伝えておく
  • 15分以上遅れた場合は先に始めるなど、必要に応じて制限時間を設ける

「平日には一定のパターンがあり、体験の予約はラッシュアワー中にされていることに気づきました。そこで、20分程の余裕を持って出かけてもらうことや、交通状況を再確認すること、駐車に関するヒントなどを書きくわえてゲストに送信するようにしたところ、効果覿面でした。ゲストのニーズに配慮していることが伝わり、とても喜ばれています」– ドミニクさん、「Cultural Food/Beer Crawl Barrio Logan」のホスト(カリフォルニア州サンディエゴ)

「遅刻してしまった場合は次の立ち寄り場所で何時頃に待ち合わせ、という形で待ち合わせをお願いしています」– Sarahさん、「Explore Portland on an Electric Bike」のホスト

「よく使う対策は、道に迷ったり質問があるときは電話やテキストで連絡を取れるよう、事前に電話番号を交換することです。自分が集合場所に向かうときは、ゲストにメッセージを送信すると、ゲストへのよいリマインドにもなります。ゲストも、何時頃着きそうです、と返信してくれます。おかげさまで、これまで遅れて到着したゲストは、自転車で道に迷ってしまい、電話番号が国外のものだったという方1人だけでした」– Johnさん、「Archery Lessons for All」のホスト

ゲストの遅刻に対応する

少し遅れてくるゲストのことも考慮して、体験のはじめの15分に何をするか検討してみましょう。以下では、遅刻するゲストにも配慮しつつ、時間どおりに到着しているゲストの時間も無駄にしないための例をご紹介します。

「私の場合、遅刻者が出ることも見越して、体験の時間には多少の『余裕』を持たせています。ゲストの到着が遅れていても、余裕をもってスケジュールを組んでいるので、体験の進行に支障がないことをほかの参加ゲストに伝えます」– Garrisonさん、「Whale Watching Hike and Sunset Bonfire」のホスト

「まず飲み物をお出ししますが、全員に出すので多少の時間稼ぎになります。10分くらいでしょうか。ゲストと座って話している間に、遅れているゲストにメッセージを送って道に迷っていないか確認すると同時に、あと10分で開始することも伝えます」– Justineさん、「Become a Perfumer’s Apprentice: Create your own perfume」のホスト

「遅れて到着するゲスト以外の参加者が揃ったらちょっとおしゃべりをして、5分待っても来ない場合は、U2のボノが子どものときにニックネームを付けられる由来となった補聴器店「ボナ・ヴォックス」など、集合場所の周辺にある体験の行程には入っていない面白い場所に連れていきます。集合場所に戻るころには、遅刻した人も到着していますよ」– Ionutさん、「Dublin Busking Experience」のホスト

「ゲストが遅れるときは、ほかのゲストに遅れて来る人がいるという現状を伝えます。それから、自己紹介をし、みなさんに参加の理由を聞いたり、私がアーチェリーを愛する理由をお話ししたりします。また、みなさんの時間が許せば時間を延長しても構わないことも伝えます。そうすれば、遅刻した人のせいで体験の時間が削られた、とは思わなくなりますからね。たいていの参加者は優しくて、遅れて到着する人に対しても寛容ですよ」– Angieさん、「Archery with Mindfulness」のホスト

遅刻してしまったゲストとのコミュニケーション

ゲストは時間に間に合うよう最善を尽くした、と信じること。そうすれば、ポジティブな態度でいられます。次に遅刻したゲストとのコミュニケーションに関するヒントをご紹介します。

「ゲストが遅れて到着したときは、頑張って来てくれてありがとう!と言って迎えるようにしています」– Sarahさん、「Explore Portland on an Electric Bike」のホスト

「ゲストが遅れていて、電話もメッセージもないときは、こちらから電話します。電話に出ない場合は、メッセージを送って大丈夫か確認します。返事がないときは、最大15分待って、先に来ているゲストと体験を始めます。その際、来られなくて残念でしたというメッセージも送ります」– Ionutさん、「Dublin Busking Experience」のホスト

「私が実践しているコツの1つが、遅く到着したゲストに簡単な質問して彼らについて聞き出してから、先に来ていたゲストに紹介をする、というもの。共通点のある人がいれば、引き合わせたりもします。こうすると、遅刻したゲストもホスト以外の参加者と話すきっかけができて、取り残されたり疎外感を抱かずに済むので、ほとんどの場合で上手くいきます」– Jonathanさん、「Experience SF Nightlife Like a Local!」のホスト

スケジュールが許すのであれば、柔軟に対応

ゲストにどこまで柔軟に対応するかは、あなた次第です。ホストの多くは、いたしかたない理由で大幅に遅れてしまったゲストを受け入れることもあるようです。

「予約が2人のみだったのですが、その2人がトラブル(具体的には、空港から直接来る予定だったけれども飛行機が遅延してしまった)に遭遇し、開始時間の1時間前に連絡をくれました。その時は、開始時間を変更して、1~2時間遅らせて実施しました。もちろん、これはその日にほかの予定がない場合にのみ可能な対応ですけどね」– Ionutさん、「Dublin Busking Experience」のホスト

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