English  Español  中文 —  Deutsch  Français  Italiano — 日本語  한국어  русский  Português Nederlands

Als je een aantal ervaringen hebt georganiseerd, is het misschien al een keer voorgekomen dat gasten te laat kwamen opdagen. Ze zaten in de verkeerde trein, waren nog niet ingesteld op jouw tijdzone of konden de locatie gewoon niet vinden. Het overkomt ons allemaal wel eens.

We hebben in onze community naar de beste tips gevraagd voor hoe je omgaat met gasten die laat zijn en met de groep die op hen zit te wachten. Lees verder voor creatieve oplossingen voor dit veelvoorkomende probleem.

Je gasten helpen op tijd te zijn

Je kunt het aantal gevallen waarin gasten te laat zijn terugbrengen door al vroeg en vaak te communiceren. Veel hosts zetten de volgende punten in een bericht dat 24 uur voor aanvang van de ervaring naar alle gasten wordt gestuurd:

  • Raad gasten aan in hun tijdsplanning rekening te houden met het verkeer, parkeren en vertragingen.
  • Geef tips over de beste routes om te rijden of over het openbaar vervoer.
  • Deel een foto van de exacte ontmoetingslocatie.
  • Raad nabijgelegen parkeergelegenheden aan en hoeveel tijd ze moeten incalculeren voor parkeren.
  • Laat gasten weten hoe ze met jou kunnen communiceren op de dag van de ervaring.
  • Als er een tweede locatie op de planning staat, vertel gasten dan waar ze je kunnen ontmoeten als ze laat zijn.
  • Indien nodig, kun je ze laten weten dat er voor het begin van de ervaring een speling is van maximaal 15 minuten.

“Ik begon een patroon te zien op doordeweekse dagen en realiseerde me dat de ervaring plaatsvond tijdens het spitsuur. Toen ik in een bericht aan gasten de tips begon te geven om 20 minuten eerder weg te gaan, goed te kijken naar de verkeersomstandigheden en wat advies gaf over de parkeermogelijkheden, merkte ik een groot verschil voor zowel mij als mijn gasten. Ze vonden dat ik goed naar hun behoeften keek en waren me altijd erg dankbaar.” – Dominique, host van Culturele kroegentocht met eten/bier in Barrio Logan in San Diego, Californië

“Ik laat instructies achter voor mijn gasten over waar we afspreken als ze te laat zijn, zoals bij de locatie van het volgende onderdeel, en ik geef ze het tijdstip door wanneer we daar zullen zijn.” – Sarah, host van Ontdek Portland op een elektrische fiets.

“Een tactiek die ik vaak gebruik is om van tevoren telefoonnummers uit te wisselen, zodat ze kunnen appen of bellen als ze verdwaald zijn of vragen hebben. Ik stuur ze altijd een bericht op het moment dat ik vertrek (dat is gelijk ook een herinnering). Zij geven mij ook altijd hun verwachte aankomsttijd. Door dit te doen, heb ik slechts één gast gehad die te laat was, omdat diegene het verkeerde pad ingeslagen was op de fiets en een internationaal nummer had.” – John, host van Boogschietlessen voor iedereen

Voorbereid zijn op gasten die te laat zijn

Om gasten tegemoet te komen die een beetje te laat zijn, is het belangrijk hoe je de eerste 15 minuten van je tijd indeelt. Zo houdt een aantal hosts rekening met late gasten, terwijl ze de gasten die er al zijn bezig houden:

“Ik zorg voor wat ruimte in de planning van mijn ervaring om eventuele vertragingen op te kunnen vangen. Als een gast laat is, laat ik iedereen weten dat het niet erg is en dat we hier tijdens de planning al rekening mee hebben gehouden en het dus geen gevolgen heeft voor hun eigen dagplanning.” – Garrison, host van Walvissen kijken en kampvuur bij zonsondergang

“Ik serveer eerst drankjes, wat me wat extra tijd geeft, omdat ik hier zo’n tien minuten voor uittrek. Terwijl ik met de gasten klets, stuur ik late gasten een bericht om erachter te komen of ze de weg niet kunnen vinden, en om aan te geven dat de ervaring over tien minuten van start gaat.” – Justine, host van Word leerling van een parfumeur: maak je eigen parfum

“Als de rest van de groep er is, kletsen we wat en als het langer dan 5 minuten duurt, neem ik ze mee naar een interessante locatie in de buurt van de ontmoetingsplaats, die meestal niet bij de ervaring hoort (de winkel Bonavox voor gehoorapparaten, waar Bono van U2 zijn bijnaam kreeg toen hij kind was). De laatkomers zouden er dan moeten zijn, als we daarvan terugkomen.” – Lonut, host van Straatartiesten in Dublin

“Wanneer gasten laat zijn, probeer ik duidelijk naar de rest van de groep te communiceren wat er aan de hand is en wat ik weet. Ik begin met een voorstelronde en stel vragen over waarom ze deelnemen aan de ervaring, waarom ze boogschieten leuk vinden, enz. Ik vertel ze ook dat ik de ervaring graag langer laat duren als hun tijd ook flexibel genoeg is, zodat ze niet het gevoel hebben dat het van hun tijd afgaat als er laatkomers zijn. Ik denk dat de andere gasten het over het algemeen niet heel erg vinden om te wachten.” – Angie, host van Boogschieten met mindfulness

Communiceren met gasten die laat zijn

Ga ervan uit dat je gasten de intentie hadden om op tijd te komen. Zo houd je een positieve instelling. Dit zegt een aantal hosts over de communicatie met gasten die laat zijn:

“Als ze laat zijn, verwelkom ik ze door te zeggen: “Bedankt dat je hebt doorgezet” – Sarah, host van Ontdek Portland op een elektrische fiets

“Als gasten laat zijn en niks hebben laten weten, probeer ik hen te bellen. Als ze niet opnemen, stuur ik ze een bericht met de vraag of er iets is. Als ik geen antwoord krijg, wacht ik maximaal 15 minuten op ze. Dan begin ik met de ervaring. Ik stuur nog een bericht waarin ik aangeef dat ik het jammer vind dat ze er niet bij konden zijn.”  -Lonut, host van Straatartiesten in Dublin

“Mijn truc is om veel te weten te komen over de gast die laat arriveerde door veel met diegene te praten. Daarna probeer ik ze aan de hand van die informatie te koppelen aan een van de andere gasten die wel op tijd was en dezelfde interesses heeft. Het heeft al zo vaak goed uitgepakt om de late gast in contact te brengen met een van de andere gasten, omdat de gast die laat was zich dan niet buitengesloten of alleen voelt en niet alleen maar aansluiting vindt bij de host.” – Jonathan, host van Ervaar het nachtleven van San Francisco alsof je er zelf woont!

Wees flexibel, als het kan

Hoe flexibel je bent naar je gasten toe is aan jou. Veel hosts proberen gasten die een tegenvaller hebben en laat zijn, soms tegemoet te komen.

“Ik heb meegemaakt dat de enige twee gasten die de ervaring geboekt hadden in de problemen kwamen (ze kwamen recht van de luchthaven en de vlucht had vertraging opgelopen) en me een uur voor het begin van de ervaring een bericht stuurden. In dat geval besloot ik om de begintijd aan te passen en de ervaring een of twee uur later te houden. Natuurlijk kan dit alleen als je zelf geen verdere plannen hebt die dag.” – Lonut, host van Straatartiesten in Dublin in Dublin, Ierland.

Heb jij een tip over dit onderwerp die graag wilt delen? Wij horen het graag! Geef je feedback en zorg ervoor dat je de trefwoorden ‘Tips artikel ervaringen’ gebruikt, zodat we de tip kunnen vinden!