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Se você já guiou algumas experiências, é possível que já tá tenha se deparado com esse grande inconveniente para os anfitriões: um hóspede atrasado! Talvez ele pegou o trem errado, não se adaptou ao seu fuso horário ou simplesmente não conseguiu encontrar o ponto de encontro — estamos todos sujeitos a chegar atrasado.

Nós pedimos para a nossa comunidade nos contar suas principais dicas na hora de lidar com hóspedes atrasados e com o grupo que pode estar à sua espera. Continue lendo para descobrir soluções criativas para este problema comum.

Ajude seus hóspedes a chegarem no horário

Talvez você consiga reduzir o número de hóspedes atrasados se comunicando com eles com mais antecedência e frequência. Muitos anfitriões enviam uma mensagem para todos os hóspedes pelo menos 24 horas antes de uma experiência para:

  • Sugerir que eles saiam um pouco antes para se prevenir contra trânsito, dificuldade de estacionar ou outro contratempos.
  • Dar dicas sobre os melhores caminhos para chegar de carro ou as melhores opções de transporte público.
  • Compartilhar uma foto do ponto de encontro exato.
  • Sugerir lugares próximos para estacionar e quanto tempo separar para isso.
  • Permitir que os hóspedes se comuniquem com você no dia da experiência.
  • Se houver um segundo local no seu itinerário, conte aos hóspedes onde ele fica e que horas eles podem se encontrar com o grupo caso se atrasem.
  • Se necessário, avisar a tolerância para atrasos — por exemplo, 15 minutos.

“Comecei a notar um padrão nos dias de semana e percebi que a experiência estava sendo reservada durante a hora do rush. Quando passei a dar a dica extra de sair 20 minutos antes e verificar o trânsito, além de algumas dicas de estacionamento, na minha mensagem para os hóspedes, isso fez toda a diferença tanto para mim quanto para os hóspedes. Eles sentem que eu estou verdadeiramente levando as necessidades deles em consideração e ficam muito gratos.” – Dominique, anfitriã de Cultural Food/Beer Crawl Barrio Logan em San Diego, CA

“Eu deixo instruções para meus hóspedes sobre onde nos encontrar caso se atrasem: explico quais serão as próximas paradas e o horário que chegaremos lá, por exemplo.” – Sarah, anfitriã de Explore Portland on an Electric Bike

“Uma tática que uso bastante é de trocarmos números de telefone antes de nos encontrarmos para que eles possam me ligar ou mandar uma mensagem caso se percam, tenham dúvidas, etc. Eu sempre lhes envio uma mensagem de texto antes de sair (além de servir como um lembrete para eles). Em troca, eles sempre me informam o horário [estimado de chegada deles]. Desde que passei a fazer isso, só tive um atraso, porque a pessoa errou o caminho de bicicleta e tinha um telefone internacional.” – John, anfitrião de Archery Lessons for All.

Esteja preparado para hóspedes atrasados

Para se prevenir contra hóspedes que se atrasem um pouco, considere como você conduz os primeiros 15 minutos da sua experiência. Veja como alguns anfitriões lidam com hóspedes atrasados e mantêm os hóspedes que chegaram no horário ocupados.

“Com meus hóspedes, eu insiro alguma ‘folga’ na programação da experiência para acomodar eventuais atrasos. Se um hóspede demorar para chegar, eu simplesmente aviso a todos que não tem problema e que nos preparamos para isso com a flexibilidade da programação para que não interfira com dia.” – Garrison, anfitrião de Whale Watching Hike and Sunset Bonfire

“Eu começo servindo drinques, o que me dá um tempo extra até servir todo mundo. Isso pode levar até 10 minutos. Enquanto interajo e converso com eles, envio uma mensagem para o hóspede atrasado para saber se ele está perdido e avisar que começaremos em 10 minutos.” – Justine, anfitriã de Become a Perfumer’s Apprentice: Create your own perfume

“Se o resto do grupo já chegou, nós começamos a conversar e, se o tempo de espera for maior do que 5 minutos, eu os levo para ver um lugar interessante próximo ao ponto de encontro que geralmente não está incluído no passeio (por exemplo, a loja de aparelhos auditivos Bonavox onde o Bono do U2 ganhou seu apelido de infância). Quando voltamos, o hóspede atrasado costuma já ter chegado.” – Ionut, anfitrião de Dublin Busking Experience

“Quando hóspedes se atrasam, eu tento explicar claramente para o resto do grupo o que está acontecendo e as informações que já possuo. Eu começo com as apresentações e faço perguntas sobre o que os trouxe para a experiência, conto porque amo arco e flecha, etc. Eu também lhes aviso que será um prazer aumentar o tempo da experiência se o horário deles permitir para que eles não sintam que tenham sido prejudicados por causa de outra pessoa. Eu sinto que na maioria das vezes os outros hóspedes são bastante gentis e compreensivos quando precisam esperar um pouco.” – Angie, anfitriã de Archery with Mindfulness

Comunique-se com hóspedes atrasados

Sempre parta do princípio que seus hóspedes têm a intenção de chegar no horário; isso te ajudará a manter uma atitude positiva. Veja o que alguns dos nossos anfitriões nos contaram sobre como se comunicam com hóspedes atrasados:

“Sempre que pessoas chegam atrasadas, eu as recebo dizendo ‘Obrigado por não desistir de nós!!” – Sarah, anfitriã de Explore Portland on an Electric Bike

“Se algum hóspede está atrasado e ele não liga ou manda mensagem, eu tento telefonar para ele. Se ele não atender, eu envio uma mensagem perguntando se está tudo bem. Quando não recebo uma resposta, espero no máximo 15 minutos e aí começo o passeio com o grupo. Depois eu envio outra mensagem dizendo que sinto muito que ele não conseguiu se juntar nós”  – Ionut, anfitrião de Dublin Busking Experience

“Quando eles chegam, um dos meus truques é conversar bastante com o hóspede atrasado e aprender o máximo possível sobre ele em poucos minutos. Em seguida, uso essas informações para tentar encontrar outros hóspedes que tenham algo em comum com ele para que possam criar laços. Isso já funcionou muitas vezes, pois assim o hóspede atrasado não se sente rejeitado ou isolado, já que agora ele conhece mais alguém além do anfitrião.” – Jonathan, anfitrião de Experience SF Nightlife Like a Local!

Seja flexível, se sua agenda permitir

A flexibilidade que você tem com seus hóspedes depende apenas de você. Muitos anfitriões às vezes tentam acomodar hóspedes que tiveram um verdadeiro contratempo e se atrasaram.

“Já tive uma situação em que os dois únicos hóspedes que fizeram a reserva para um dia tiveram algum tipo de problema (por exemplo, vieram direto do aeroporto e o voo atrasou) e me enviaram uma mensagem uma hora antes do início da experiência. Neste caso, decidi alterar o horário de início e recebê-los uma ou duas horas depois. Claro que uma situação como essa só é possível se você não tiver outros compromissos o resto do dia.” – Ionut, anfitrião de Dublin Busking Experience em Dublin, Irland

Você tem alguma dica sobre esse assunto que gostaria de compartilhar conosco? Vamos adorar ficar sabendo! Envie-nos seu feedback e não se esqueça de usar as palavras-chave “dica para artigo sobre experiências” para que possamos encontrá-la!