English  Español  中文 —  Deutsch  Français  Italiano — 日本語  한국어  русский  Português Nederlands

Если вы провели хоть несколько Впечатлений, наверняка вы уже столкнулись с общей проблемой всех организаторов — опозданиями. Кто-то сел не на тот поезд, кто-то еще не адаптировался к местному времени, а кто-то не сразу нашел место встречи. Причины могут быть разными, но такое происходит со всеми.

Мы попросили сообщество посоветовать, как вести себя с опоздавшими и остальной группой, которой приходиться их ждать, и отобрали для вас самые интересные решения этой проблемы.

Как помочь гостям не опаздывать

Гости придут вовремя, если вы всегда на связи и заранее дадите необходимую информацию. Напишите всем как минимум за сутки до Впечатления и попробуйте выдержать сообщение в таком формате:

  • Попросите гостей выйти раньше с учетом пробок, проблем с парковкой и других задержек.
  • Посоветуйте удобный транспорт для пешеходов и маршруты для тех, кто за рулем.
  • Покажите фото места встречи.
  • Расскажите, где лучше припарковаться поблизости и сколько времени это займет.
  • Объясните, как с вами связаться в день мероприятия.
  • Если в маршруте Впечатления есть остановка, расскажите гостям, где это место и когда вы там будете.
  • Укажите самое позднее время прибытия (например, за 15 минут до начала).

Доминик, организатор Культура еды и пивной поход в Баррио Логан в Сан-Диего, Калифорния: «Будние дни были самыми проблемными, и я поняла, что дело во времени Впечатления — оно начиналось в час пик. Тогда я попросила гостей выходить на 20 минут пораньше и заранее проверять ситуацию на дороге, а также посоветовала удобную парковку. Результат превзошел все ожидания. Гости постоянно благодарят меня за такую заботу».

Сара, организатор Знакомство с Портлендом на электровелосипеде: «Я объясняю гостям, где нас искать, если они опоздают, и во сколько мы там будем».

Джон, организатор Урок стрельбы из лука для всех: «Я заранее обмениваюсь номерами телефонов с участниками. Они могут мне звонить и писать, если потеряются или захотят что-то спросить. Перед уходом я обязательно шлю всем SMS, заодно напоминаю о встрече. В ответном сообщении гости всегда говорят, во сколько будут на месте. Эта тактика практически полностью избавила меня от опозданий, кроме одного случая, когда гости отправились на велосипедах не по той дороге, а местных телефонов у них не было».

Как подготовиться

Чтобы подстраховаться на случай опозданий, продумайте первые 15 минут Впечатления. Организаторы поделились, чем они занимают гостей во время ожидания опоздавших.

Гаррисон, организатор Наблюдение за китами и костер на закате: «Я выделяю свободное время в начале Впечатления, чтобы дождаться опоздавших. В таких случаях я говорю остальным, что всё в порядке, это запланированная пауза, ожидание не повлияет на расписание дня».

Джастин, организатор В подмастерьях у парфюмера: создайте свой аромат: «Вначале я подаю напитки. Так проходит примерно десять минут. За это время я знакомлюсь с гостями, общаюсь и отправляю сообщение опоздавшей гостье, чтобы спросить, получилось ли у нее найти дорогу. Заодно предупреждаю, что через 10 минут мы начинаем».

Ионут, организатор Музыкант на улицах Дублина: «Первые пять минут я общаюсь с гостями, ожидая опоздавших. А если ждать приходится дольше, то веду группу в магазин слуховых аппаратов Bonavox, название которого дало псевдоним певцу Боно. Магазин не входит в программу тура, но находится совсем близко. К нашему возвращению опоздавшие, как правило, уже на месте.

Энджи, организатор Стрельба из лука и самоосознание: «Если кто-то опаздывает, я рассказываю остальным о мероприятии и делюсь знаниями. Для начала я представляюсь, а потом мы рассуждаем, что привело моих гостей сюда, почему я люблю стрельбу из лука и прочее. Я обязательно упоминаю, что с удовольствием добавлю время к Впечатлению, если никто не спешит. Так гости чувствуют, что ничего не пропустят. Но вообще, мне кажется, мои гости не сердятся и не беспокоятся, если надо подождать».

Как общаться с опоздавшими

Ваши гости делают всё возможное, чтобы не опоздать. Думайте так и сохраняйте позитивный настрой. Организаторы Впечатлений рассказали, как они общаются с опоздавшими гостями.:

Сара, организатор Знакомство с Портлендом на электровелосипеде: «Если гости появляются после начала Впечатления, я приветствую их фразой Спасибо за упорство!»

Ионут, организатор Музыкант на улицах Дублина: «Если гости опаздывают и при этом не звонят и не пишут, я звоню сам. И если ответа нет, то спрашиваю в SMS, всё ли в порядке. Если и через 15 минут мне никто не отвечает, я начинаю экскурсию, но обязательно отправляю сообщение о том, как сожалею, что нам не удалось встретиться».

Джонатан, организатор Окунитесь в ночную жизнь СФ, как местный житель: «Мой фокус в том, чтобы пообщаться с опоздавшим гостем и узнать о нем как можно больше за короткий срок. Эта информация помогает мне установить связь новичка с другими гостями, найти что-то общее между ними. Это всегда работает! И гость не чувствует себя одиночкой, так как уже знает кого-то, кроме организатора».

Подстраивайтесь под гостей, если позволяет время

Гибкость вашего расписания зависит только от вас. Многие организаторы идут навстречу гостям, если те опаздывают по серьезной причине.

Ионут, организатор Музыкант на улицах Дублина в Дублине, Ирландия: «Однажды у моих единственных гостей в тот день случилась непредвиденная ситуация — они должны были приехать ко мне прямо из аэропорта, а рейс задержали. Они написали за час до начала Впечатления, и я решил перенести его на пару часов позже. К сожалению, это не работает, если другая половина дня уже распланирована».

Есть совет по теме? Поделитесь! Мы быстрее найдем ваш комментарий, если вы укажите ключевую фразу «советы для статьи о Впечатлениях».