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Si vous proposez des expériences en ligne privées, vous pouvez recevoir une demande de la part d’un participant pour un grand groupe d’amis, une famille ou des collègues. Pour accueillir un groupe privé de plus de 30 participants, vous pouvez envoyer une demande à l’aide de ce formulaire afin de savoir si vous en avez l’autorisation. L’éligibilité est basée sur un certain nombre de critères, y compris votre évaluation globale, vos réservations passées et les commentaires des participants. 

Nous vous contacterons par e-mail d’ici quelques semaines pour vous informer du statut de votre demande. Si vous n’êtes pas éligible pour accueillir des groupes privés de plus de 30 personnes pour le moment, sachez que vous pouvez toujours accueillir des groupes privés comptant jusqu’à 30 participants. Vous pouvez modifier la taille de vos groupes privés en accédant à votre Tableau de bord > Expériences, en sélectionnant Modifier pour l’expérience que vous souhaitez mettre à jour, puis Paramètres généraux > Taille du groupe. Quelle que soit la taille des groupes que vous accueillez, nous vous conseillons de prendre connaissance des recommandations relatives aux grands groupes. Poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils de la part des meilleurs hôtes d’expériences en ligne du monde entier sur l’accueil de grands groupes.

Recommandations pour organiser une expérience avec un grand groupe privé :

1. Préparation

  • Modifiez le déroulement de l’expérience : nous vous recommandons de modifier le format de votre expérience si vous accueillez un grand groupe.
    • Il est préférable d’écourter les présentations ou les conversations individuelles avec les participants.
    • Les expériences en grand groupe peuvent être beaucoup plus courtes ou beaucoup plus longues que prévu. Préparez-vous à ajouter ou à supprimer des éléments de votre expérience pour respecter le créneau horaire que les participants ont réservé, sans le dépasser. 
  • Envisagez de faire appel à un co-hôte : de nombreux hôtes ont recours à un co-hôte pour gérer les grands groupes. Le co-hôte peut jouer un rôle central de trois façons :
    • Administration : la personne qui a réservé l’expérience envoie un lien aux participants qui leur permet de réserver leur place (plus d’informations ci-dessous), ce qui leur donne accès au fil de discussion de l’expérience. L’administrateur peut vous aider à surveiller et à répondre aux messages de ce fil de discussion, en plus de gérer votre calendrier. 
    • Modérateur de chat (hors écran) :  le co-hôte peut gérer les coulisses de l’expérience, par exemple en animant le chat Zoom, en s’occupant des accessoires et en favorisant les transitions. 
    • Co-facilitateur (à l’écran) : vous pouvez vous renvoyer la balle à l’écran avec votre co-hôte et équilibrer les échanges. L’un des hôtes peut garder un œil sur les participants et résoudre les problèmes en temps réel pendant que l’autre anime l’expérience.
  • Faites de l’accessibilité une priorité : la mission d’Airbnb est de créer un monde où chacun puisse se sentir chez soi, y compris les participants en situation de handicap. 
    • Ajoutez des éléments favorisant l’accessibilité sur la page de votre expérience, faites preuve de souplesse et encouragez les participants potentiels à vous faire part de leurs préoccupations en matière d’accessibilité : vous les aiderez ainsi à mieux appréhender l’expérience et à se sentir en confiance. 
    • Pensez à indiquer aux participants en situation de handicap comment vous pouvez adapter votre expérience en ligne pour la rendre plus accessible. Indiquez aux participants malvoyants ou non-voyants si des informations verbales, en braille ou audio sont disponibles. 

2. Après la réservation du groupe, mais avant l’expérience

  • Recueillez des informations auprès du participant principal : envoyez un message à la personne qui a réservé l’expérience pour mieux connaître les objectifs du groupe et personnaliser votre expérience en fonction de ses besoins. Voici quelques questions utiles à poser au participant principal :
    • Quel est l’objectif de l’événement, à quelle occasion est-il organisé ? 
    • Tous les membres du groupe se connaissent-ils ? 
    • Comment puis-je personnaliser l’expérience afin de satisfaire au plus près les besoins de votre groupe ?
    • Avez-vous des contraintes de temps ? 
    • Souhaitez-vous qu’un membre du groupe présente officiellement l’évènement ou marque le coup d’envoi de l’expérience ?  
  • Expliquez le déroulement de l’expérience : vous pouvez contacter votre participant quelques jours avant l’événement pour lui expliquer le déroulement de l’expérience et le préparer. Voici quelques conseils pour instaurer une communication efficace avant l’événement :
    • Gagnez du temps en configurant des messages à envoyer automatiquement avant et après l’expérience
    • Envoyez un lien d’invitation à vos participants. Le lien les invite à cliquer ou appuyer sur l’option Réserver votre place, une fonctionnalité spéciale pour les grands groupes privés qui permet aux participants de rejoindre facilement l’expérience, de recevoir vos messages et de laisser un commentaire une fois l’expérience terminée.
    • Envoyez des instructions claires sur les modalités et l’horaire de connexion à l’expérience sur Zoom.
    • Fournissez une liste des éléments dont les participants ont besoin et des préparatifs à effectuer.
  • Mise en scène : rappelez-vous que vos participants voient tout ce qui se trouve dans le champ de la caméra. Nous vous recommandons donc de « planter le décor » avant de passer en direct. 
    • Apprenez à mettre votre logement en scène pour des prises de vue impeccables. 
    • Rassemblez tous les ingrédients ou outils nécessaires afin de les avoir à portée de main et prêts à l’emploi. 
    • Envisagez de personnaliser votre mise en scène pour chaque groupe. Par exemple, vous pouvez accrocher des décorations d’anniversaire ou configurer un arrière-plan Zoom à thème. 
  • Faites un essai : nous vous suggérons de faire un essai avec un ami (ou une douzaine !) sur Zoom. Cette répétition générale peut vous aider à :
    • Obtenir des commentaires francs qui expriment le point de vue du participant
    • Tester le débit de votre connexion wifi
    • Peaufiner la gestion de votre temps

3. Pendant et après l’expérience

  • Connectez-vous en avance : nous vous suggérons de prévoir 10 à 15 minutes avant le début de l’expérience pour vous préparer. Ce temps de préparation vous permet de : 
    • Résoudre les problèmes techniques 
    • Prendre contact avec le participant qui a réservé l’expérience
    • Saluer les participants par leur prénom à leur arrivée
  • Démarrez en douceur : dès le départ, mettez les participants à l’aise et expliquez-leur le déroulement de l’expérience. Par exemple :
    • Décrivez le programme de l’expérience. Expliquez-leur quand et comment participer, et à quels moments ils peuvent poser des questions.
    • Expliquez brièvement le fonctionnement de Zoom pour familiariser les participants avec les fonctionnalités à leur disposition.
  • Présentez-vous : après tout, c’est vous qu’ils sont venus voir.
    • Vous pouvez justifier votre expertise en faisant part de votre expérience et de vos qualifications, et en exprimant votre passion pour votre spécialisation et sa transmission.
    • Pensez à écourter les présentations des participants. Tirez plutôt parti du chat Zoom pour procéder aux présentations et invitez les participants à répondre à une question rapide pour briser la glace. Demandez-leur par exemple leur lieu de résidence ou ce qui les intéresse dans cette expérience. 
  • Encouragez la participation : les expériences en ligne doivent être interactives. Voici quelques conseils pour encourager l’implication des participants :
    • Vous pouvez utiliser les fonctionnalités Zoom telles que le chat, les sondages et les réactions pour aider les participants timides à s’exprimer et vous donner un retour en temps réel. 
    • Prenez souvent la température du groupe et répondez aux questions régulièrement tout au long de l’expérience.
    • Nous vous conseillons de préparer des questions ouvertes pour combler les temps morts. 
    • Utilisez des questions fermées pour rester dans les temps. Par exemple : « Quelle est votre recette préférée ? N’hésitez pas à répondre dans le chat Zoom. »
  • Touches finales : pensez à bien marquer la fin de votre expérience et à laisser à vos participants une impression positive et durable. Vous pouvez en profiter pour :
    • Terminer par une séance de questions-réponses, demander aux participants ce qui les a marqués ou ce qu’ils ont retiré de l’expérience.
    • Demander un commentaire pour alimenter le succès de votre expérience. Nous vous suggérons d’expliquer aux participants (1) comment laisser un commentaire (2) l’importance des commentaires.
    • Prévenir les participants si vous compter fournir des ressources à la suite de l’expérience.
    • Leur indiquer la meilleure façon de vous joindre s’ils ont d’autres questions ou s’ils souhaitent rester en contact. 
    • Envoyer un message de suivi. C’est l’occasion de terminer votre expérience en beauté, de remercier les participants et d’envoyer un souvenir marquant comme une photo ou une recette. 

Vous voulez en savoir plus ? 

Accédez à cette vidéo [lien] pour découvrir les trucs et astuces des hôtes.