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Se sei un host di Esperienze online e accetti prenotazioni private, potresti imbatterti in un ospite che ne cerca una per il proprio gruppo di amici, familiari o colleghi. In che modo gli host di Esperienze con ottime recensioni si preparano per gruppi numerosi, ovvero che contano almeno 10 partecipanti? Abbiamo raccolto per te le loro migliori prassi. 

Preparare un’Esperienza online per un gruppo numeroso 

Ecco alcune delle migliori prassi che possono aiutarti a ospitare un gruppo numeroso. 

1. Valuta la tua disponibilità 

    • Presentazioni: quando si ha a che fare con un gruppo numeroso, certi aspetti dell’Esperienza online possono richiedere più tempo del previsto. Ad esempio, potresti dover riconsiderare le modalità di presentazione dei tuoi ospiti, affinché questa fase non si dilunghi troppo e non rubi tempo all’attività principale. 
    • Domande e risposte: considerato il numero dei partecipanti, potresti anche aver bisogno di più tempo per rispondere alle domande di tutti. Può risultare utile infatti consentire agli ospiti di fare domande durante l’Esperienza a intervalli regolari. 

2. Un co-host, con un ruolo definito, può aiutare a gestire gruppi numerosi

Molti host di Esperienze online hanno un co-host che li aiuta a gestire gruppi di grandi dimensioni. Se scegli di aggiungere un co-host, ecco alcuni aspetti da tenere a mente:  

    • La gestione degli ospiti, della chat e delle domande con il tuo co-host.
    • La comunicazione di feedback o esigenze degli ospiti da parte del tuo co-host.
    • Le aspettative per il tuo co-host e il suo ruolo nella tua Esperienza. 

Scopri di più sull’aggiunta e sulla gestione dei co-host.

 

3. Conosci i tuoi futuri ospiti

Molte recensioni positive lasciate dagli ospiti riguardano la capacità dell’host di creare un’Esperienza su misura per il proprio gruppo.  Contattare il tuo ospite qualche giorno prima dell’evento può aiutarti a conoscere le sue preferenze e creare le giuste aspettative. Nel messaggio potresti includere ad esempio: 

    • Domande per comprendere gli interessi e le dinamiche del gruppo in modo da adattare l’Esperienza in base ai partecipanti.
    • Domande per capire cosa potrebbe risultare offensivo o inappropriato per il tuo pubblico (come un certo tipo di linguaggio, di musica e così via). 
    • Un promemoria sulla data e sull’ora dell’Esperienza.
    • Istruzioni chiare su come partecipare all’Esperienza.
    • Una nota da inoltrare al gruppo che include informazioni utili sull’host e sull’Esperienza.

4. Prepara un’Esperienza audiovisiva fluida per i tuoi ospiti 

Quando gli ospiti condividono il modo in cui un host può migliorare la sua Esperienza online, fanno spesso riferimento a problemi tecnici, come la qualità dell’audio o del video.  Ecco alcune risorse che possono aiutarti a ottenere il massimo dalla tua Esperienza: 

Offrire un’Esperienza a un gruppo numeroso

Offrire un’Esperienza a 5 stelle per un gruppo numeroso richiede spesso alcuni accorgimenti. Oltre a questi consigli per creare momenti di trasformazione, ecco alcune buone prassi facoltative: 

  1. Arriva in anticipo: dedica da 10 a 15 minuti a prepararti prima dell’evento.  Usa questo tempo per sincronizzarti con l’ospite che ha prenotato l’Esperienza per il suo gruppo. 
  2. Condividi la tua passione: gli host di Esperienze a 5 stelle spesso iniziano parlando del proprio percorso personale e professionale. Inoltre, avere buone capacità narrative e rifarsi ad aneddoti sono qualità che possono servire a non far calare l’attenzione e il coinvolgimento del pubblico. 
  3. Definisci le aspettative: molti ospiti apprezzano sapere quando e come verrà chiesto loro di partecipare, di accendere o spegnere telecamera e microfono, o ancora a che punto risponderai alle loro domande. 
  4. Incoraggia la partecipazione: per assicurarsi un coinvolgimento costante dei propri ospiti, molti host rendono l’Esperienza interattiva. Ecco alcuni modi per farlo: 
    • Durante l’Esperienza, fermati ogni tanto per verificare la comprensione dei tuoi ospiti e rispondere a eventuali domande: quindi chiamali per nome e chiedi loro di leggere ad alta voce quelle inviate. 
    • Concedi agli ospiti del tempo per interagire tra loro. 
    • Alcune funzioni di Zoom, come sondaggi e reazioni, possono aiutare a mantenere vivo l’interesse degli ospiti e fornire agli host un feedback in tempo reale. 
    • Incoraggia gli ospiti ad accendere le telecamere. 
    • Anche se non tutti potranno o vorranno farlo, è utile chiedere a un volontario di mostrare al resto del gruppo come si sta impegnando nell’attività.
    • Incoraggia gli ospiti meno attivi a partecipare utilizzando la chat o la funzione di reazione.
  5. Termina l’Esperienza in modo memorabile: molti host con Esperienze a 5 stelle sorprendono e deliziano i propri ospiti con un finale degno di nota.
  6. Fatti risentire: dopo l’evento, alcuni host inviano a tutti i partecipanti una nota di ringraziamento, consigli e risorse.

 

Ci auguriamo che questi suggerimenti possano tornarti utili, ma, come sempre, starà a te scegliere come preparare e organizzare la tua Esperienza online.