Como oferecer uma experiência online 5 estrelas para um grupo grande

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Se você disponibiliza reservas privadas para experiências online, pode se deparar com alguém querendo reservar para um grupo grande de amigos, familiares ou colegas. Se quiser oferecer sua experiência a um grupo privado de mais de 30 pessoas, envie uma solicitação usando este formulário para saber se pode oferecê-la a um grupo maior. A permissão para oferecer experiência a um grupo maior depende de uma série de fatores, como sua avaliação geral por estrelas, reservas anteriores e feedback dos participantes. 

Entraremos em contato com você por email para falar sobre o status da sua permissão em algumas semanas. Se, no momento, você não puder oferecer experiências privadas a grupos com mais de 30 participantes, ainda vai poder oferecer a grupos privados de até 30 pessoas. É possível mudar o tamanho do grupo privado acessando Seu Painel » Experiências » selecionando Editar para a experiência que quer atualizar » Configurações Gerais » Tamanho do Grupo. Independentemente do tamanho do seu grupo, pode ser uma boa ideia conhecer as recomendações para oferecer experiências a grupos maiores. Continue lendo para conhecer as dicas em primeira mão dos melhores anfitriões de experiências online ao redor do mundo e descobrir como eles dominaram a arte de oferecer experiências online para grandes grupos.

Recomendações para oferecer uma experiência privada a grandes grupos

1. Como se preparar para a experiência

• Faça configurações e teste sua tecnologia: confira a seguir alguns recursos para ajudar você a se preparar. 
  • Saiba como configurar áudio e vídeo para sua experiência online.
  • Teste seu vídeo com o guia prático do Zoom.
  • Verifique a velocidade da internet na página speedtest.net. 

• Ajuste a programação: recomendamos que você adapte o formato da sua experiência ao oferecê-la para grupos maiores.
  • Uma boa ideia é diminuir o tempo das apresentações e falas individuais dos participantes.
  • As experiências para grandes grupos podem ser muito mais curtas ou muito mais longas do que o esperado. Se prepare para adicionar ou retirar elementos da sua experiência, sempre considerando preencher bem o tempo que o participante reservou, mas sem exceder o limite. 

• É uma boa ideia ter um coanfitrião: muitos anfitriões contam com a ajuda de um coanfitrião para gerenciar grandes grupos. O coanfitrião pode atuar nas três áreas a seguir.
  • Administração: a pessoa que reservou a experiência envia aos participantes um link onde eles podem garantir suas vagas (mais informações abaixo), dando acesso às conversas da experiência. Ao ajudar na administração, o coanfitrião pode monitorar e responder a mensagens na conversa, além de gerenciar seu calendário. 
  • Moderação de bate-papo (fora da tela): nessa função, o coanfitrião pode ajudar nos bastidores da experiência, como moderar o bate-papo do Zoom, organizar objetos e ajudar nas transições. 
  • Cofacilitação (na tela): ter vários anfitriões ao vivo na tela pode ajudar a equilibrar a conversa. Um anfitrião pode cuidar dos participantes e resolver problemas em tempo real, enquanto outro lidera a atividade.

• Como tornar a acessibilidade uma prioridade: a missão do Airbnb é criar um mundo que seja sua casa, e isso inclui participantes com deficiência. 
  • Se adicionar recursos de acessibilidade à página da experiência, sendo flexível e se mostrando disponível para que os interessados conversem com você por mensagem sobre acessibilidade, eles vão se sentir acolhidos, além de ficarem mais seguros sobre o que esperar. 
  • É interessante informar aos participantes com deficiência como você pode adaptar sua experiência online para deixá-la mais acessível. Por exemplo, informe a pessoas cegas ou com visão fraca se houver comunicação verbal, Braille ou informações de áudio disponíveis. 

2. Depois que o grupo tiver reservado, mas antes da experiência

• Procure saber mais sobre quem reservou: envie mensagens à pessoa que reservou a experiência para descobrir os objetivos do grupo e personalizar sua experiência de acordo com as necessidades deles. Confira aqui algumas perguntas que você pode fazer:
  • Qual é o objetivo do evento? 
  • Todos no grupo se conhecem? 
  • Existe algum modo de personalizar a experiência para que ela fique ainda mais especial?
  • Tem limite de tempo? 
  • Alguém do grupo quer fazer uma apresentação formal ou dar início à atividade?  

• Defina as expectativas dos participantes: você pode entrar em contato alguns dias antes do evento para definir expectativas e ajudá-los a se preparar. Confira a seguir algumas dicas para uma comunicação eficaz antes do evento.
  •  Configure mensagens pré-escritas para economizar tempo enviando-as automaticamente antes e depois da experiência. 
  • Envie um link de convite aos participantes. Depois de acessar esse link, eles devem clicar ou tocar em Garantir sua vaga. Esse é um recurso especial para grandes grupos privados para que as pessoas possam facilmente participar da experiência, receber suas mensagens e deixar uma avaliação assim que a experiência terminar.
  • Envie instruções claras de como e quando participar da experiência usando o Zoom.
  • Forneça uma lista dos materiais necessários e orientações sobre como os participantes devem se preparar.

• Prepare o cenário: lembre-se de que os participantes podem ver tudo que aparece na câmera, por isso é uma boa ideia organizar seu cenário antes de entrar em ação. 
  • Aprenda a preparar seu espaço para que fique bem na câmera. 
  • Deixe ao alcance e prontos para usar todos os ingredientes, ferramentas e acessórios que você pode precisar. 
  • Pode ser interessante personalizar seu espaço conforme um grupo específico. Por exemplo, você pode fazer uma decoração de aniversário ou colocar um fundo temático no Zoom. 

• Faça um teste: sugerimos que você teste no Zoom com um amigo antes de começar. Isso pode ajudar você a:
  • ter uma opinião honesta do ponto de vista do espectador;
  • conferir se sua conexão WiFi é boa;
  • gerenciar seu tempo.

3. Durante e após a experiência

• Faça login com antecedência: é sempre uma boa ideia entrar 10 ou 15 minutos antes de começar a experiência para configurar tudo. Você pode usar esse tempo para: 
  • resolver problemas técnicos; 
  • falar com a pessoa que reservou a experiência;
  • receber os participantes chamando-os pelo nome quando entrarem.

• Comece de um jeito tranquilo: faça com que as pessoas se sintam à vontade desde o início e diga a elas o que esperar. Para isso, você pode:
  • apresentar a programação da experiência aos participantes; informar quando e como eles devem participar e quando haverá tempo para perguntas;
  • fazer um passo a passo com o Zoom para garantir que estejam familiarizados com os recursos.

• Apresente-se: afinal, eles vieram para aprender com você.
  • Você pode mostrar sua experiência compartilhando o que já fez, suas qualificações e por que ama o que faz.
  • Talvez seja melhor que os hóspedes não se apresentem individualmente. Em vez disso, aproveite o bate-papo do Zoom para um quebra-gelo rápido, perguntando de onde são e o que esperam da experiência, por exemplo. 

• Incentive a participação: as experiências online devem ser interativas. Confira a seguir algumas maneiras de incentivar a participação das pessoas.

• • Use recursos do Zoom como bate-papo, enquetes e reações para ajudar quem não está participando muito a interagir em tempo real. 
  • Lembre-se de conferir esses recursos com frequência e responder às perguntas ao longo da experiência.
  • Se tiver tempo sobrando, é uma boa ideia preparar algumas perguntas que exijam respostas mais elaboradas (não só sim ou não). 
  • Mas se o tempo está curto, pode fazer perguntas mais objetivas. Por exemplo: “Qual receita você mais gosta de fazer em casa? Fique à vontade para responder no bate-papo do Zoom.”

• Toques finais: encerre formalmente a experiência para que os hóspedes tenham uma impressão positiva e inesquecível. Confira a seguir o que você pode fazer nesse tempo.
  • Faça uma sessão de perguntas e respostas, destaques da experiência, pontos-chaves ou principais conclusões.
  • Peça que os participantes deixem uma avaliação para ajudar a experiência a crescer. É interessante dizer a eles como deixar uma avaliação e por que são tão importantes.
  • Informe se você vai fornecer algum acompanhamento depois que a experiência terminar.
  • Indique qual é a melhor maneira de entrarem em contato com você se tiverem mais dúvidas ou quiserem manter contato. 
  • Envie uma mensagem de acompanhamento. Essa é a sua chance de encerrar a experiência com chave de ouro, agradecendo e compartilhando algo com os hóspedes, como uma foto ou uma receita, por exemplo. 

Quer saber mais? 

Assista a este vídeo [link] para descobrir dicas e truques dos anfitriões.