English — Español — 中文 — Deutsch — Français — Italiano — 日本語 —

 한국어 — русский — Português — Nederlands

 

So toll es auch sein kann, eine Entdeckung zu leiten – manchmal ist die Logistik eine echte Herausforderung! Gastgeber müssen vieles gleichzeitig jonglieren: die Zeit verwalten, die Gruppendynamik navigieren, den Bedürfnissen von individuellen Gästen gerecht werden, unvorhergesehene Entwicklungen handhaben, fachmännisch die Aktivität selbst ausführen… und all das mit einem Lächeln. Das alles macht das das Gastgeben gleichzeitig zu einem unglaublich belohnenden und herausfordernden Erlebnis.

In diesem Artikel teilen wir einige Tipps zum Timing und Zeitplan. Sie basieren auf dem Feedback von Gästen und erfolgreichen Gastgebern.

 

Planung der Veranstaltungsreihenfolge

Gäste sagen uns immer wieder, dass sie es zu schätzen wissen, wenn Entdeckungen durchdacht geplant sind. Versuche, einen erzählerischen Fluss zu schaffen (Anfang, Mitte und Ende). Wenn die Dinge in einer logischen Reihenfolge voranschreiten, schafft es eine bessere Gesamterfahrung für Gäste: Es lässt den Gastgeber organisierter und professioneller erscheinen, hilft den Gästen, sich daran zu erinnern, was während der Entdeckung passiert ist, und ermöglicht es dem Gastgeber, die Entdeckung jedes Mal mit derselben Genauigkeit zu leiten.

Ein guter Ablauf berücksichtigt die Reihenfolge verschiedener Ereignisse und auch den Übergang zwischen ihnen. Wie viele Orte besucht ihr und was ist die beste Reihenfolge? Wie bleiben deine Gäste zwischen den Orten engagiert und interessiert?

Viele Gastgeber haben es hilfreich gefunden, sich die Reihenfolge ihrer Entdeckung als fünf unterschiedliche Stufen vorzustellen:

1) Vorbereitung: Was du vor der Entdeckung an deine Gäste schickst

2) Einführung: Wie du bei der Ankunft deiner Gäste einen guten ersten Eindruck machst

3) Aktivität: Wie du die Entdeckung so durchführst, dass du Erwartungen übertriffst

4) Zusammenfassung: Wie du die Entdeckung gut durchdacht beendest

5) Nachbereitung: Wie du dich bei deinen Gästen nach der Entdeckung bedankst, deine eigenen Lieblingsmoment teilst und sie freundlich dazu anregst, dir eine Bewertung zu geben

 

Zeitmanagement

Die Kunst, das Zeitmanagement einer Entdeckung zu meistern, kann knifflig sein. Es geht darum, sich der Zeit bewusst zu sein und gleichzeitig wenn nötig im Moment präsent und flexibel zu bleiben.

Es kann schwierig sein, die Dinge pünktlich laufen zu lassen, wenn es viele Faktoren gibt – z. B. verspätet ankommende Gäste, Verzögerungen beim Transport oder eine neugierige Gruppe, die mehr Fragen stellt als sonst.

Hier sind ein paar Tipps, die dir dabei helfen können, die Zeit im Auge zu behalten, ohne dich komplett von der Uhr gesteuert zu fühlen:

  • Mache eine Testlauf mit Freunden oder deiner Familie, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange die unterschiedlichen Aktivitäten oder Abschnitte dauern.
  • Wenn du die Entdeckung mit deinen Gästen durchführst, sag ihnen, wie lange jede einzelne Aktivität dauert („Wir sind jetzt für 20 Minuten hier und dann geht’s weiter!“) und gib einen Hinweis, wenn du so langsam zum Ende kommst („Fünf Minuten noch!“). Dadurch gibt es keine Überraschungen.
  • Plane ruhig etwas mehr Zeit ein, falls irgendetwas schiefgeht. Wenn du am Ende zu viel Zeit hast, solltest du Gesprächspunkte oder weitere Mini-Aktivitäten zur Hand haben, die du dann hinzufügen kannst.

 

Nachdem ich meine Entdeckung ein paar Mal geleitet hatte, habe ich mich entschlossen, am Ende eine zusätzliche halbe Stunde hinzuzufügen. Ich weiß zwar, dass wir die Tour in 2,5 Stunden machen könnten, aber wenn ich sie für eine Dauer von 3 Stunden einplane habe ich mehr Spielraum und laufe nicht ständig der Uhr hinterher. Manchmal stellten die Gäste gerne zusätzliche Fragen oder wollen ein wenig langsamer gehen. Ich will ihnen diese Möglichkeiten lassen, ohne dass wir uns Sorgen machen müssen, pünktlich fertig zu werden. – Jonny, Bartour-Gastgeber in San Francisco

 

Wir haben die Tour wie gewöhnlich angefangen, aber als wir am Eiffelturm angekommen waren fing es an zu regnen. Es war ein solcher Sturm, dass wir unter einer Brücke vor dem Turm warten mussten, um nicht klitschnass zu werden… Es war wirklich schwierig, weil ich meine vier Gäste unterhalten musste… Aber ich bin an dieser Erfahrung gewachsen – ich habe einen stressvollen Moment, in diesem Fall an einem Ort festzusitzen, gemeistert,  und neue Geschichten erzählt, die normalerweise nicht auf meiner Liste sind. Seither versuche ich, immer mehr für meine Tour zu lernen, besonders, wenn Dinge schiefgehen. – Emmanuel,Gastgeber für Spaziergänge in Paris

 

Umgang mit Standort- und Transportproblemen

Wir haben sowohl von Gastgebern als auch von Gästen gehört, dass das pünktliche Zusammenkommen am Anfang manchmal ein großes Problem darstellt. Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, dieses Problem zu vermeiden.

Zum Beispiel: Ist mein momentaner Treffpunkt für einen Gast von außerhalb der Stadt einfach zu erreichen und zu finden?

Wenn der Treffpunkt richtig ist, solltest du ein bestimmtes Wahrzeichen beschreiben, an dem deine Gäste sich orientieren können, einen Ort jenseits von großen Menschenmengen auswählen oder etwas Unverwechselbares tragen, an dem sie dich erkennen können. Gib genaue und klare Anweisungen. Einige Gastgeber schicken sogar ein Foto des Treffpunkts über die Airbnb-Nachrichten-App.

Nach einigen logistischen Fehlern habe ich jetzt einen Textabschnitt, den ich für alle Teilnehmer verwende, die sich uns anschließen. Da unser Küstenort sehr klein ist, haben einige Gäste schon mal den falschen Zug erwischt oder die Haltestelle verpasst… Ich habe mit der Zeit jedoch viel gelernt und jetzt läuft alles glatt! – Alesha,Yoga-Gastgeberin in Barcelona

 

Denk als nächstes über die Tageszeit für deine Entdeckung nach. Wie wirkt sich die Zeit auf die Chance der Gäste, pünktlich anzukommen, aus? Denk an alle Routen oder öffentlichen Verkehrspläne, die sie möglicherweise berücksichtigen müssen. Es könnte ihr erstes Mal in deiner Stadt sein und sie wissen eventuell nicht, wie alles funktioniert oder zusammenhängt.

 

Meine Gäste hatten die Tendenz, zu spät zu kommen. Dann ist mir aufgefallen, dass ich die Entdeckung unter der Woche genau während dem Berufsverkehr geplant hatte! Seit ich Teilnehmer in einer Nachricht darum bitte, das einzuplanen, habe ich 70 % weniger Verspätungen. – Dominique, Gastgeber für Gastronomietouren in San Diego

Lies diesen Artikel für weitere Tipps zu verspäteten Gästen.

Wir hoffen, dass dir diese Tipps einige Ideen zu Strategien und Ansätzen gegeben haben. Jeder Gastgeber hat seinen eigenen Stil – es ist wichtig herauszufinden, was für dich am besten funktioniert und gleichzeitig deinen Gästen ein hochwertiges und positives Erlebnis bietet.

Weitere Tipps zum Jonglieren der Logistik, insbesondere zur Gruppendynamik und unerwarteten Ereignissen, findest du in diesem Artikel.