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Por muy gratificante que sea organizar una experiencia, ¡a veces la logística puede plantear todo un reto! Un anfitrión prácticamente tiene que hacer malabarismos para que todo salga bien: gestionar el tiempo, controlar la dinámica del grupo, atender las necesidades particulares de cada participante, gestionar los imprevistos, desarrollar la actividad con profesionalidad… y todo con una sonrisa. Estas son solo algunas de las razones por las que organizar una experiencia puede resultar muy complicado, pero también increíblemente gratificante.

En este artículo compartimos algunos consejos para programar y planificar, basados en lo que nos han contado los anfitriones de éxito y en los comentarios de los viajeros.

Planificar el orden de las actividades

Los viajeros valoran que las experiencias se hayan planificado punto por punto. Plantéate crear un desarrollo a modo de narración (con introducción, nudo y desenlace). Cuando las cosas siguen un orden lógico, se percibe al anfitrión de forma más organizada y profesional, le es más fácil volver a repetirla con precisión y los viajeros disfrutan de una experiencia más grata y recuerdan mejor lo vivido.

Planifica el desarrollo correcto teniendo en cuenta el orden de las actividades y la transición entre sus diferentes partes. Por ejemplo, ¿cuántos sitios vas a visitar? ¿Es lógico el orden que sigues? ¿Cómo mantendrás el interés de los viajeros durante los desplazamientos de un lugar a otro?

A muchos anfitriones les ha resultado útil planificar el orden con una estructura de 5 etapas:

1) Primer contacto: lo que envías a los viajeros antes de que acudan a la experiencia

2) Introducción: crea una primera impresión positiva para los viajeros a su llegada

3) Nudo: desarrolla la actividad de la experiencia de modo que supere las expectativas

4) Desenlace: pon el broche final a la experiencia

5) Último contacto: escribe a los viajeros para agradecerles su participación, decirles cuáles han sido tus momentos favoritos y pedirles que dejen una evaluación

 

Controlar el tiempo

Llegar a dominar los tiempos de la experiencia puede ser complicado. Implica ser consciente del tiempo a la vez que vives el momento y te muestras flexible en caso necesario.

Puede ser difícil mantener el ritmo cuando hay muchos factores en juego, como viajeros que llegan tarde o retrasos de transporte, o si surge un grupo curioso que hace más preguntas de lo habitual.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a estar pendiente de la hora sin dejarte dominar por el reloj:

  • Haz un simulacro con amigos o familiares para tener una referencia de cuánto puede tardar cada actividad o sección de la experiencia.
  • Cuando acompañes a tus viajeros durante la experiencia, avísales del tiempo que se dedicará a cada actividad («Estaremos aquí 20 minutos y luego nos dirigiremos a la siguiente parada») y adviérteles cuando quede poco tiempo para cambiar de actividad («¡En 5 minutos nos vamos!») para que a nadie le pille por sorpresa.
  • Planifica de forma flexible, siempre con algo de margen por si algo se alarga. Si te sobra tiempo, ten previstos temas de conversación o miniactividades que puedas incluir fácilmente.

 

Después de llevar a cabo mi experiencia un par de veces, añadí media hora más de duración porque, aunque sabía que podíamos terminar el recorrido en 2,5 horas, especificar que duraba 3 horas me daba más margen para desarrollarla sin pasarme de tiempo. A los participantes a veces le gusta hacer preguntas o ir un poco más despacio y quería darles esa posibilidad sin preocuparme de llegar demasiado tarde. – Jonny, anfitrión de rutas de bares en San Francisco

 

Empezamos el recorrido como de costumbre, pero, cuando llegamos a la torre Eiffel, empezó a llover. Era una tormenta tan fuerte que tuvimos que refugiarnos bajo un puente delante de la torre para no calarnos. Fue bastante difícil, porque tuve que seguir entreteniendo a los cuatro viajeros. Aprendí de la experiencia: me di cuenta de que podía sobrellevar un momento estresante mientras estaba atrapado en un sitio y al mismo tiempo contar nuevas historias de forma improvisada. Desde entonces, trato siempre de aprender cosas nuevas para incorporarlas a mi recorrido, sobre todo por si algo sale mal. – Emmanuel, anfitrión de recorridos a pie en París

 

Gestionar la ubicación y los problemas de transporte

Tanto los anfitriones como los viajeros nos han comentado que uno de los problemas principales es reunir a todo el mundo en el punto de encuentro para empezar la experiencia a tiempo. Hay muchas formas de abordar este tema.

Pregúntate si a alguien que viene de fuera de la ciudad le resultará fácil encontrar el sitio donde habéis quedado.

Una vez establecido el lugar adecuado, piensa en describir un punto de referencia específico, elige un lugar sin grandes multitudes, y lleva algo distintivo para que puedan identificarte. Da unas indicaciones específicas y claras. Algunos anfitriones envían incluso una foto del punto de encuentro a través del hilo de mensajes de Airbnb.

Después de aprender de unos cuantos errores logísticos, ahora tengo preparado un texto que envío a todos los participantes. Como la localidad costera donde organizo la experiencia es muy pequeña, en el pasado hemos vivido algunos contratiempos, desde gente que ha cogido el tren que no era hasta viajeros que se han saltado nuestra estación… He aprendido mucho con el tiempo y ahora las cosas van como la seda. – Alesha, anfitriona de yoga en Barcelona

 

A continuación, ten en cuenta la hora del día a la que se desarrolla la experiencia. ¿Afectará a las posibilidades de los viajeros para llegar a tiempo? Piensa en el tráfico o en los horarios del transporte público que los viajeros puedan tener que utilizar. Recuerda que puede ser la primera vez que visiten tu ciudad y quizá no sepan cómo funcionan las cosas o dónde se encuentra cada sitio.

 

La gente solía llegar tarde, pero me di cuenta de que el motivo era que yo estaba organizando la experiencia en hora punta y entresemana, así que escribí un mensaje comentándolo y pidiendo a los viajeros que se planificaran con tiempo, y los retrasos disminuyeron un 70 %. – Dominique, anfitriona de comida y bebida en San Diego

Para leer más consejos sobre el modo de gestionar a los viajeros que llegan tarde, consulta este artículo.

Esperamos que los consejos aquí incluidos te proporcionen estrategias y planteamientos que puedas aplicar. Recuerda que cada persona tiene un estilo de organización propio, por lo que es importante que encuentres el que mejor te convenga y que, al mismo tiempo, garantice una experiencia positiva y de calidad a tus viajeros.

Si quieres leer más consejos sobre cómo gestionar la logística de una experiencia, en particular en lo que respecta a la gestión de dinámicas de grupo y situaciones inesperadas, echa un vistazo a este artículo.