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Même si l’organisation d’une expérience est très gratifiante, la logistique peut parfois être difficile ! En tant qu’hôte, vous devez jongler avec plusieurs choses à la fois : gérer le temps, évoluer selon la dynamique du groupe, répondre aux besoins individuels des voyageurs, gérer les imprévus, exécuter l’activité avec compétence tout en gardant le sourire. Cela fait partie de ce qui rend l’organisation d’une expérience à la fois très compliquée et incroyablement gratifiante.

Dans cet article, nous partageons quelques conseils sur la durée et le programme, basés sur les retours d’hôtes d’exception et les commentaires des voyageurs.

 

Planification de l’ordre des événements

Les voyageurs nous disent apprécier quand les expériences sont soigneusement planifiées. Envisagez de créer un flux narratif (début, milieu et fin). Lorsque les choses suivent un ordre logique, l’expérience globale des voyageurs est meilleure car l’hôte semble plus organisé et professionnel. Cela aide les participants à se souvenir de ce qui s’est passé lors de l’expérience et permet également à l’hôte d’exécuter l’expérience avec une exactitude régulière.

Planifiez le bon déroulement en tenant compte de l’ordre des événements et de la façon dont vous effectuerez la transition entre les différentes parties. Par exemple, combien d’endroits visitez-vous et l’ordre dans lequel vous les visitez est-il logique ? Comment préserverez-vous l’engagement et l’intérêt des voyageurs lorsque vous vous rendez d’un endroit à un autre ?

De nombreux hôtes ont trouvé utile de réfléchir à l’ordre des événements de leur expérience en la schématisant selon une structure de 5 étapes distinctes :

1) Avant : ce que vous envoyez aux voyageurs avant l’expérience

2) Introduction : donner aux voyageurs une bonne première impression à leur arrivée

3) Activité : proposer l’activité de l’expérience d’une manière qui dépasse les attentes

4) Conclusion : mener l’expérience vers une conclusion réfléchie

5) Après : effectuer un suivi auprès des voyageurs par la suite pour les remercier, partager les moments que vous avez préférés et les inciter à laisser un commentaire

 

Gestion du temps

La gestion de la durée de l’expérience peut être un art délicat à maîtriser. Il s’agit d’être conscient du temps qui passe tout en restant simultanément présent dans l’instant et flexible si nécessaire.

Il peut être difficile de rester dans les temps quand il y a beaucoup de facteurs en jeu, comme les voyageurs qui arrivent en retard, les retards de transport ou un groupe curieux qui pose plus de questions que d’habitude.

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à garder un œil sur l’heure sans vous sentir complètement contrôlé par le temps :

  • Invitez vos amis ou votre famille à participer à une expérience de test pour vous donner un repère sur la durée de chaque activité ou section.
  • Lorsque les voyageurs participent à l’expérience, indiquez-leur la durée de chaque activité (« Nous resterons ici 20 minutes avant de rejoindre l’arrêt suivant »), puis prévenez-les lorsque la fin de l’activité approche (« Il reste 5 minutes ! ») pour que personne ne soit pris au dépourvu.
  • Prévoyez d’être flexible en vous laissant une marge de sécurité au cas où quelque chose dure longtemps. Préparez des sujets de discussion ou des mini-activités que vous pourrez ajouter s’il vous reste du temps.

 

Après avoir effectué mon expérience plusieurs fois, j’ai fini par ajouter une demi-heure supplémentaire sur la page de mon expérience. Je savais que nous pouvions terminer la visite en deux heures et demie, mais annoncer 3 heures m’a donné un peu plus de temps sans dépasser le délai. Parfois, les gens aiment poser des questions supplémentaires ou aller un peu plus lentement et je voulais leur donner cette possibilité sans craindre de ne pas finir à l’heure. – Jonny, hôte d’une expérience de tournée des bars à San Francisco

 

Nous avons commencé la visite comme d’habitude, mais quand nous sommes arrivés à la tour Eiffel il a commencé à pleuvoir. Il pleuvait tellement que nous avons été obligés d’attendre sous un pont devant la tour pour éviter l’averse… C’était vraiment difficile parce que j’ai dû continuer à occuper mes quatre voyageurs… J’ai beaucoup appris de cette expérience. Je sais maintenant que je peux gérer un moment stressant, être bloqué à un endroit et raconter de nouvelles histoires qui ne sont pas sur ma liste. Depuis ce jour-là, j’essaie en permanence d’enrichir mes connaissances pour mes visites, surtout pour les moments où les choses tournent mal. – Emmanuel, hôte d’une visite à pied à Paris

 

Gestion des problèmes liés au lieu et au transport

Les hôtes comme les voyageurs nous ont indiqué que l’une des grosses difficultés consiste à trouver tout le monde au point de rendez-vous afin de commencer l’expérience à l’heure. Il existe plusieurs façons d’aborder cette question.

Vous pouvez vous poser la question suivante : est-ce que mon point de rendez-vous actuel est accessible et facile à trouver pour un voyageur qui ne vient pas de la ville ?

Une fois que vous avez l’endroit approprié, envisagez de décrire un repère précis à rechercher, de choisir un endroit loin de la foule et de porter un vêtement ou un accessoire distinctif afin qu’ils puissent vous identifier. Soyez précis et clair dans vos instructions. Certains hôtes envoient même une photo du point de rendez-vous dans le fil de discussion Airbnb.

Après avoir tiré des leçons de certaines erreurs de logistique, j’ai maintenant un paragraphe de texte que j’utilise pour tous les participants qui se joignent à nous. Comme ma petite ville balnéaire est minuscule, nous avons eu quelques voyageurs qui ont pris le mauvais train ou manqué notre arrêt… J’ai beaucoup appris, et maintenant tout se passe bien ! – Alesha, hôte d’une expérience de yoga à Barcelone

 

Ensuite, pensez à l’heure où l’expérience a lieu. Cela aura-t-il un impact sur la capacité des voyageurs à arriver à l’heure ? Pensez à la circulation ou aux horaires des transports publics dont ils devront tenir compte. N’oubliez pas que c’est peut-être la première fois qu’ils visitent votre ville et ils peuvent ne pas savoir exactement comment les choses fonctionnent ou leur emplacement les unes par rapport aux autres.

 

Les gens avaient tendance à arriver en retard, mais j’ai remarqué que pendant la semaine j’organisais l’expérience pendant l’heure de pointe. Je leur ai préparé un message leur indiquant de planifier en conséquence et les retards ont diminué de 70 % depuis. – Dominique, hôte d’une expérience sur la cuisine et les boissons à San Diego

Pour obtenir d’autres conseils sur la façon de gérer les clients qui arrivent en retard, consultez cet article.

Nous espérons que les conseils mentionnés ici vous ont aidé à envisager certaines stratégies et approches que vous pourriez essayer. N’oubliez pas que chacun dispose de qualités d’hôte exceptionnelles. Il est donc important de trouver ce qui vous convient le mieux tout en garantissant une expérience positive et de haute qualité pour vos voyageurs.

Pour plus de conseils sur la façon de jongler avec la logistique, en particulier pour faire face aux situations inattendues et gérer la dynamique de groupe, consultez cet article.