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So toll es auch sein kann, eine Entdeckung zu leiten – manchmal ist die Logistik eine echte Herausforderung! Gastgeber müssen vieles gleichzeitig jonglieren: die Zeit verwalten, die Gruppendynamik navigieren, den Bedürfnissen von individuellen Gästen gerecht werden, unvorhergesehene Entwicklungen handhaben, fachmännisch die Aktivität selbst ausführen… und all das mit einem Lächeln. Das alles macht das das Gastgeben gleichzeitig zu einem unglaublich belohnenden und herausfordernden Erlebnis.

In diesem Artikel geben wir dir einige Tipps zum Umgang mit unerwarteten Situationen und zur Gruppendynamik. Sie basieren auf dem Feedback von Gästen und erfolgreichen Gastgebern.

 

Klare und effektive Kommunikation

Viele Gastgeber haben gelernt, wie wichtig es ist, vor der Entdeckung eine detaillierte Nachricht zu schicken. Das erinnert die Gäste an wichtige Informationen und verhindert Verwirrungen oder falsche Erwartungen während der Entdeckung.

Die Nachricht kann Informationen wie Wegbeschreibungen zum Treffpunkt beinhalten, Dinge, die sie mitbringen können (z. B. Sonnencreme, bequeme Schuhe), wie sie sich richtig vorbereiten (z. B. „Bring ordentlich Appetit mit, wir werden viel essen!“) und auch nach speziellen Bedürfnissen fragen.

Wenn ein Gast sich anmeldet, schicke ich ihm immer zuerst eine ausführliche Nachricht, die das Drumherum beschreibt. In dieser Nachricht frage ich außerdem nach besonderen Vorlieben oder Bedürfnissen. Es ist mir wichtig, dass jeder die Tour genießen kann, weshalb ich sie so gut wie möglich an die Bedürfnisse meiner Gäste anpasse. – Jan, Gastgeber für Gastronomie in San Francisco

Gute Kommunikation ist mehr, als nur Nachrichten über die Airbnb-App zu schicken. Es bedeutet auch, während der Entdeckung so transparent wie möglich mit deinen Gästen zu sein. Gäste schätzen es, wenn Gastgeber „laut denken“, wenn sie also erzählen, was sie tun. Denke daran, dass viele deiner Gäste wahrscheinlich zum ersten Mal an dieser Aktivität teilnehmen. Sie wissen es also zu schätzen, wenn du mehr über das erzählst, was du gerade tust.

Du kannst nie wissen, wer alles teilnimmt und wie ihre Fähigkeiten oder ihre Interessen aussehen.  Zögere nicht, Fragen zu stellen und deine Gruppe kennenzulernen! – Alesha, Yoga-Gastgeberin in Barcelona

 

Gruppendynamik

Egal, ob du nur einen oder zehn Gäste gleichzeitig hast – es ist wichtig, dass du jedem Gast persönliche Aufmerksamkeit schenkst, damit er sich während deiner Entdeckung wohl fühlt. Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen Airbnb-Entdeckungen und einer herkömmlichen Tour oder einem Workshop besteht darin, dass sich Gäste und Gastgeber während einer Entdeckung wie Freunde fühlen können.

Viele Gastgebern setzen am Anfang eine relativ kleine maximale Gruppengröße fest und erhöhen sie dann im Laufe der Zeit, wenn sie sich sicherer fühlen.

Es kann hilfreich sein, die Entdeckung mit einem Eisbrecher zu beginnen, damit du und die Gäste euch gegenseitig kennenlernen könnt. Ein Eisbrecher muss kein sehr involviertes oder zeitaufwändiges „Spiel“ sein – oft reicht es schon, durch die Runde zu gehen und jeden Gast zu bitten, sich vorzustellen, zu sagen, warum sie die Entdeckung gebucht haben oder worauf sie sich besonders freuen.

Ein Eisbrecher ist ein Muss. Das hilft mir auf jeden Fall dabei, meine Gäste kennenzulernen, und auch die Teilnehmer erfahren mehr über einander. Es ist wichtig, eine freundliche Atmosphäre für alle zu schaffen. – Tenshin, Kalligraphie-Gastgeber in Tokio

„Jede Gruppe ist anders“ mag zwar unter Gastgebern ein Klischee sein, aber es ist wirklich wahr! Gäste können sehr vielfältig sein und die Art und Weise, wie verschiedene Persönlichkeiten innerhalb einer bestimmten Gruppe zusammenkommen, kann zu sehr unterschiedlichen Erfahrungen führen. Außerdem können die Fähigkeiten oder Vertrautheitsstufen im Zusammenhang mit der Aktivität unter den Gästen innerhalb der gleichen Gruppe drastisch variieren. Es ist wichtig, Platz für alle Ebenen zu lassen, um sich wohlzufühlen und gut miteinander auszukommen. Es hilft, verschiedene Optionen im Voraus zu planen, damit alle Gäste trotzdem ein positives Erlebnis haben.

Unterschiedlichen Fitnessniveaus in einer Gruppe gerecht zu werden ist auch in kleineren Gruppen sehr anspruchsvoll und schwierig… Wir haben gelernt, dass es besser ist, wenn wir die Joggingtour in zwei Abschnitte unterteilen: In der ersten Hälfte der Tour haben wir viele Pausen eingeplant, in denen wir Zeit haben, die Monumente, an denen wir vorbeijoggen, zu fotografieren und ihre Geschichte zu erzählen. Dadurch ist die Entdeckung nicht wirklich anstrengend. Die zweite Hälfte entlang des Hafens (eine Fußgängerzone ohne Verkehr) ist der Trainingsabschnitt. Dort teilen wir die Gruppe in der Regel in zwei Gruppen auf: Unsere schnelleren Jogger sprinten zum nächsten Treffpunkt und wir bleiben bei denen, die vielleicht etwas langsamer sind. Auf diese Weise können alle die Tour in ihrem eigenen Tempo genießen und haben immer noch den Eindruck, dass sie etwas Neues lernen könnten… – Andrea, Jogging-Gastgeberin in Paris

 

Unerwartete Situationen

Unerwartete Situationen sind beim Gastgeben unvermeidlich, da so viele Variablen im Spiel sind. Wenn der Gastgeber trotz dieser Veränderungen flexibel und zuversichtlich bleibt, bleiben auch die Gäste zufrieden. Wir haben sogar gehört, dass manche Gäste höhere Bewertungen gegeben haben, gerade WEIL etwas schiefgegangen ist. Sie waren davon beeindruckt, wie ihr Gastgeber die Situation gemeistert hat, damit trotzdem alle Spaß hatten.

Der schwierigste Moment war, als ich eine Entdeckung für einen Tag gebucht hatte, der am Ende sehr kalt war (es gab einen Schneesturm!)… Da meine Entdeckung hauptsächlich im Freien stattfindet, habe ich mehrere Pausen für Kaffee eingeplant und unterwegs Orte gefunden, an denen wir uns aufwärmen konnten. Ich wollte mir sicher sein, dass es meinen Gästen gut geht. Meine Gäste haben super mitgespielt! Ich habe gelernt, dass man flexibler sein muss, wenn man auf das Wetter angewiesen ist. Manchmal bedeutet das, dass wir unsere Route entsprechend anpassen müssen, auch wenn unser ursprünglicher Plan perfekt abgestimmt war.  – Jess, Fotografie-Gastgeberin in Toronto

Denke eventuell schwierige Szenarien im Voraus durch. Wie wirst du mit ungünstigen Wetterbedingungen, Sprachbarrieren, Lebensmittelallergien, Gerätestörungen usw. umgehen? Vorbereitet zu sein kann dir helfen, dich sicher zu fühlen, wenn unerwartete Situationen unweigerlich auftreten.

Ich habe sehr schnell gelernt… dass ich mich an die Gruppe anpassen muss. Darum frage ich im Voraus, wie vertraut die Gäste mit der Aktivität sind und suche dementsprechend nach Variationen. Uns stehen mehrere Wanderwege zur Verfügung, sodass ich unsere Route je nach Fähigkeit und Komfort anpassen kann. – Alesha, Yoga-Gastgeberin in Barcelona

 

Weitere Tipps zur Vorbereitung auf das Unerwartete findest du in diesem Artikel.

Wir hoffen, dass dir diese Tipps einige Ideen zu Strategien und Ansätzen gegeben haben. Jeder Gastgeber hat seinen eigenen Stil – es ist wichtig herauszufinden, was für dich am besten funktioniert und gleichzeitig deinen Gästen ein hochwertiges und positives Erlebnis bietet.

Weitere Tipps zum Umgang mit der Logistik, insbesondere zum Zeitplan und Ablauf deiner Entdeckung, findest du in diesem Artikel.