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Por muy gratificante que sea organizar una experiencia, ¡a veces la logística puede plantear todo un reto! Un anfitrión prácticamente tiene que hacer malabarismos para que todo salga bien: gestionar el tiempo, controlar la dinámica del grupo, atender las necesidades particulares de cada participante, gestionar los imprevistos, desarrollar la actividad con profesionalidad… y todo con una sonrisa. Estas son solo algunas de las razones por las que organizar una experiencia puede resultar muy complicado, pero también increíblemente gratificante.

En este artículo compartimos algunos consejos para gestionar situaciones inesperadas y manejar la dinámica del grupo, basados en lo que nos han contado los anfitriones de éxito y en los comentarios de los viajeros.

 

Comunicarse de forma clara y eficaz

Muchos anfitriones reparan en la importancia de enviar un mensaje detallado a los participantes antes de la experiencia. Esto les ayuda a recordar a los viajeros la información esencial y evita confusiones o expectativas inadecuadas con respecto a la actividad.

El mensaje puede incluir, por ejemplo, indicaciones para llegar al punto de encuentro, lo que hay que llevar (por ejemplo, protector solar o calzado cómodo), datos importantes para el transcurso de la experiencia («¡Ven con hambre, nos vamos a poner morados!») e incluso sirve para repasar si alguien tiene necesidades especiales.

Lo primero que hago cuando un viajero se apunta a mi experiencia es enviarle un mensaje donde le explico la logística y le pregunto si tiene alguna preferencia alimentaria o necesidades especiales. Para mí, es importante que todos puedan disfrutar del recorrido, por lo que me adapto a sus necesidades en la medida de lo que puedo. – Jan, anfitriona de una ruta gastronómica en San Francisco

La buena comunicación no se limita a enviar mensajes a través de la aplicación de Airbnb; también implica ser lo más transparente posible con los viajeros durante la experiencia. Los viajeros aprecian que los anfitriones «piensen en voz alta» y vayan explicando lo que hacen. Ten en cuenta que, aunque hayas llevado a cabo una actividad muchas veces, seguramente para los participantes sea la primera y les gustará saber el porqué de las cosas o de lo que haces.

Como nunca se sabe quién va a participar, no des por hecho las capacidades o los intereses de los viajeros.  ¡No dudes en hacer preguntas a los participantes para conocer mejor a tu grupo! – Alesha, anfitriona de yoga en Barcelona

 

Controlar la dinámica del grupo

Tanto si a tu experiencia acude un solo participante como si son diez, es importante que prestes atención a todos para que se sientan cómodos durante tu experiencia. Una de las principales diferencias entre las experiencias de Airbnb y una excursión o un taller tradicional es la complicidad entre los viajeros y los anfitriones durante una experiencia.

Muchos anfitriones nos han contado que prefieren limitar el tamaño a un grupo reducido cuando empiezan a organizar experiencias, para luego ir aumentándolo a medida que se sienten más seguros.

Puede ser útil iniciar la experiencia con algunas preguntas para romper el hielo, de forma que los viajeros se conozcan y te conozcan a ti. No hace falta que sea un juego muy participativo ni que le dediques mucho tiempo: puede ser algo tan simple como formar un círculo y pedir a los viajeros que se presenten y cuenten por qué han reservado la experiencia o qué esperan de ella.

Una actividad para romper el hielo es imprescindible en cualquier experiencia. Me ayuda a obtener información sobre los viajeros y a ellos les sirve para conocerse. Es importante crear un ambiente cómodo para todos. – Tenshin, anfitrión de caligrafía en Tokio

Los anfitriones siempre dicen que «cada grupo es diferente», ¡pero es que es cierto! Los participantes tienen todo tipo de personalidades y su forma de interactuar en un grupo determinado puede dar lugar a experiencias muy diferentes. Además, el nivel de habilidad o familiaridad de los viajeros con la actividad varía mucho en un mismo grupo. Es importante crear un ambiente en el que todos se sientan cómodos y puedan convivir tranquilamente, con independencia de su nivel. Es útil planificar con antelación diferentes opciones para que todos los viajeros, sean como sean, se lo pasen genial.

Equilibrar los diferentes niveles de aptitud en un mismo grupo, aunque sean pequeños, como suelen ser los nuestros, es muy complicado. Este tipo de situaciones nos ha enseñado a dividir el recorrido de la carrera en dos tramos: en la primera mitad del recorrido, intercalamos muchas pausas para hacer fotos y contar historias sobre los monumentos, para que la carrera no resulte agotadora. La segunda es la sección de entrenamiento, donde corremos por los muelles, una zona peatonal cerrada al tráfico. Después dividimos los grupos en dos: los que pueden ir más rápido y llegar hasta el punto de encuentro, y los más lentos, con quienes nos quedamos. De esta forma, todo el mundo puede disfrutar del recorrido a su propio ritmo y sentir que ha aprendido algo nuevo… – Andrea, anfitriona de carreras en París

 

Adaptarse a situaciones inesperadas

Las situaciones imprevistas son inevitables a la hora de organizar experiencias, ya que hay numerosas variables en juego. Ser flexible y mostrar una actitud optimista cuando se producen contribuye a que los viajeros estén a gusto pese a las circunstancias. De hecho, hay anfitriones que han recibido mejores evaluaciones cuando las cosas se han torcido, precisamente porque los viajeros han quedado impresionados por lo bien han sabido salir del entuerto y lo a gusto que se han sentido.

El momento más difícil que he vivido fue una experiencia que organicé un día que hizo muchísimo frío. De hecho, ¡hubo una tormenta de hielo! Como mi experiencia transcurre principalmente al aire libre, elegí varias cafeterías en el camino y encontré varios sitios muy acogedores donde poder entrar en calor. ¡Aquellos viajeros aguantaron como campeones! Aprendí que, cuando estás expuesto a la intemperie, tienes que ser flexible y ajustar tu recorrido en consecuencia, incluso si tenías una idea inicial perfectamente planificada. – Jess, anfitriona de fotografía en Toronto

Conviene pensar con antelación en las posibles dificultades que puedan surgir. ¿Qué harás si hace mal tiempo, si hay alguien que no habla el idioma en el que se desarrolla la experiencia, si existen alergias alimentarias o si se producen averías en el equipo? Estar preparado te ayuda a sentirte más tranquilo cuando se presentan situaciones inesperadas.

Aprendí muy rápido que tengo que adaptarme a las necesidades y al ritmo del grupo, y preguntarles con antelación cuál es su nivel. Tenemos varias rutas de senderismo disponibles, por lo que puedo adaptar la experiencia en función del grupo. – Alesha, anfitriona de yoga en Barcelona

 

Para leer más consejos sobre cómo prepararse para lo inesperado, echa un vistazo a este artículo.

Esperamos que los consejos aquí incluidos te proporcionen estrategias y planteamientos que puedas aplicar. Recuerda que cada persona tiene un estilo de organización propio, por lo que es importante que encuentres el que mejor te convenga y que, al mismo tiempo, garantice una experiencia positiva y de calidad a tus viajeros.

Si quieres leer más consejos sobre cómo gestionar la logística de una experiencia, en particular en lo que respecta al programa y al desarrollo, echa un vistazo a este artículo.