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Même si l’organisation d’une expérience est très gratifiante, la logistique peut parfois être difficile ! En tant qu’hôte, vous devez jongler avec plusieurs choses à la fois : gérer le temps, évoluer selon la dynamique du groupe, répondre aux besoins individuels des voyageurs, gérer les imprévus, exécuter l’activité avec compétence tout en gardant le sourire. Cela fait partie de ce qui rend l’organisation d’une expérience à la fois très compliquée et incroyablement gratifiante.

Dans cet article, nous partageons quelques conseils pour faire face aux situations inattendues et gérer la dynamique de groupe, basés sur les retours d’hôtes d’exception et les commentaires des voyageurs.

 

Communiquer de manière claire et efficace

De nombreux hôtes affirment avoir compris l’importance d’envoyer un message détaillé avant leur expérience. Cela leur permet de rappeler aux voyageurs des informations essentielles qui peuvent réduire la confusion ou les attentes inappropriées par rapport à l’expérience.

Le message peut inclure des informations telles que l’itinéraire à suivre pour se rendre au point de rendez-vous, ainsi que les choses qu’ils doivent apporter (écran solaire, chaussures confortables). Il peut permettre d’insister sur ce qui est nécessaire pour être dans de bonnes conditions pour l’expérience (par exemple : « Venez le ventre vide, nous allons manger beaucoup ! ») et même de vérifier si les voyageurs ont des besoins spéciaux.

Après l’inscription d’un voyageur, je lui envoie tout d’abord un message détaillé, décrivant la logistique et demandant s’il a des préférences alimentaires ou des besoins spéciaux. Il m’importe que chacun puisse profiter de la visite, donc je m’adapte aux besoins des voyageurs au mieux de mes capacités. – Jan, hôte d’une visite gastronomique à San Francisco

Une bonne communication ne se limite pas à l’envoi de messages via l’application Airbnb. Il faut également vous efforcer d’être le plus transparent possible avec vos voyageurs pendant l’expérience. Ces derniers apprécient quand les hôtes pensent à haute voix en racontant ce qu’ils font. N’oubliez pas que, même si vous avez fait cette activité plusieurs fois, c’est peut-être la première fois que les voyageurs y participent et ils peuvent vraiment apprécier de mieux comprendre l’origine ou le contexte expliquant pourquoi vous faites cette activité.

Vous ne savez jamais qui va se présenter et il important de ne jamais faire d’hypothèses sur les capacités ou l’intérêt des participants.  N’ayez pas peur de poser des questions et faites connaissance avec votre groupe ! – Alesha, hôte d’une expérience de yoga à Barcelone

 

Évoluer dans la dynamique du groupe

Que vous n’ayez qu’un seul participant ou dix à la fois, il est important d’accorder une attention particulière à chaque personne afin qu’elle se sente à sa place pendant votre expérience. L’une des principales différences entre les expériences Airbnb et une visite ou un atelier traditionnel est la dynamique amicale entre les voyageurs et les hôtes pendant l’expérience.

De nombreux hôtes nous ont expliqué préférer définir une taille de groupe relativement petite lorsqu’ils commencent à organiser leur expérience puis de l’augmenter à mesure qu’ils se sentent plus confiants.

Il peut être utile de démarrer l’expérience en brisant la glace afin que les voyageurs fassent connaissance avec vous et les autres participants. Pour ce faire, il n’est pas nécessaire d’organiser un jeu compliqué ou long. Vous pouvez simplement faire le tour des participants et leur demander de se présenter et d’expliquer pourquoi ils ont réservé l’expérience ou ce qu’ils sont impatients de découvrir.

Un exercice pour briser la glace est un must. Cela m’aide vraiment à mieux les connaître et leur permet de bien faire connaissance avec les autres participants. Il est important de créer une atmosphère conviviale pour tous.- Tenshin, hôte d’une expérience de calligraphie à Tokyo

C’est un cliché parmi les hôtes que « chaque groupe est différent », mais c’est bien vrai ! Les voyageurs peuvent être très variés et la façon dont différentes personnalités se marient au sein d’un groupe donné peut conduire à des expériences très distinctes. De plus, les voyageurs peuvent avoir des niveaux de compétence ou de connaissance liés à l’activité très variés au sein du même groupe. Il est important de permettre à tous les niveaux de se sentir à l’aise et de coexister. Il peut être utile de prévoir différentes options afin que chaque type de voyageur puisse passer un bon moment.

Équilibrer les différents niveaux de condition physique d’un groupe, même [dans des petits] groupes comme le sont généralement les nôtres, est une tâche très compliquée et difficile… Ce type de situation nous a appris à diviser la course à pied en deux parties : la première, pendant la première moitié de la visite, nous intercalons beaucoup de pauses dans la course pour prendre des photos et parler des monuments, pour que ce ne soit pas trop fatigant. La deuxième moitié, où nous courons le long des quais, une zone piétonne sans aucune circulation, est la partie d’entraînement. Là, nous divisons généralement les groupes en deux : ceux qui peuvent aller plus vite courent jusqu’à un point de rencontre que nous avons fixé avant, et nous restons avec les moins rapides. De cette façon, chacun peut profiter de la visite à son propre rythme et avoir toujours l’impression qu’il peut apprendre quelque chose de nouveau… – Andrea, hôte d’une expérience de course à pied à Paris

 

S’adapter aux situations inattendues

Lorsque vous organisez une expérience, les imprévus sont inévitables étant donné le grand nombre de variables en jeu. Rester flexible et optimiste face à ces changements vous permet de préserver la satisfaction des voyageurs. Nous avons d’ailleurs remarqué que les hôtes reçoivent parfois davantage de commentaires positifs quand l’expérience ne se passe pas comme prévu. Les voyageurs sont souvent impressionnés par la façon dont l’hôte se montre à la hauteur de la situation tout en continuant à proposer une expérience amusante.

J’ai connu le moment le plus difficile quand mon expérience a été réservée un jour où il a fait extrêmement froid (il s’agissait d’une tempête de glace !)… Étant donné que mon expérience se déroule principalement à l’extérieur, j’ai ajouté des arrêts pour boire du café chaud, et j’ai trouvé des endroits pour se réchauffer tout le long du parcours pour m’assurer de leur bien-être. Mes voyageurs étaient de vrais battants ! J’ai appris que lorsque vous travaillez avec les éléments, vous devez être flexible et ajuster votre itinéraire en conséquence, même si votre programme initial est parfaitement synchronisé. – Jess, hôte d’une expérience photographique à Toronto

Réfléchir à l’avance à certains scénarios difficiles potentiels. Comment gérerez-vous les mauvaises conditions météorologiques, les barrières linguistiques, les allergies alimentaires, les dysfonctionnements de l’équipement, etc. ? Être préparé peut vous aider à vous sentir confiant lorsque des situations inattendues surviennent inévitablement.

J’ai appris très rapidement que je dois être capable de m’adapter pour le groupe, et penser à demander à l’avance le niveau de confort des participants et évaluer les options. Nous avons plusieurs sentiers de randonnée à notre disposition, donc je peux m’adapter en fonction de la capacité et du confort. – Alesha, hôte d’une expérience de yoga à Barcelone

 

Pour obtenir d’autres conseils sur la façon de parer à toute éventualité, consultez cet article.

Nous espérons que les conseils mentionnés ici vous ont aidé à envisager certaines stratégies et approches que vous pourriez essayer. N’oubliez pas que chacun dispose de qualités d’hôte exceptionnelles. Il est donc important de trouver ce qui vous convient le mieux tout en garantissant une expérience positive et de haute qualité pour vos voyageurs.

Pour plus de conseils sur la façon de jongler avec la logistique, en particulier sur la planification et le déroulement de votre expérience, consultez cet article.