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Per quanto possa essere gratificante ospitare un’esperienza, a volte la logistica può essere impegnativa! È normale che un host debba destreggiarsi tra molte cose contemporaneamente: gestire il tempo e le dinamiche di gruppo, soddisfare le esigenze dei singoli ospiti, affrontare situazioni impreviste e svolgere con competenza l’attività stessa, il tutto con un sorriso. Fa parte di ciò che rende l’ospitalità molto impegnativa e incredibilmente gratificante.

In questo articolo condividiamo alcuni consigli su come gestire le situazioni impreviste e le dinamiche di gruppo, in base alle informazioni ricevute dagli host di successo e al feedback degli ospiti.

 

Comunicare in modo chiaro ed efficace

Molti host affermano di aver imparato l’importanza di inviare un messaggio dettagliato prima della loro esperienza. Permette loro di ricordare agli ospiti informazioni essenziali che possono aiutare a evitare confusione o aspettative sbagliate durante l’esperienza.

Il messaggio può includere informazioni su come raggiungere il punto d’incontro, così come le cose da portare con sé (ad es. la crema solare, scarpe comode), sottolineando gli aspetti che possono aiutarli ad arrivare nello stato giusto (ad es. “Venite affamati, mangeremo molto!”) e controllando anche se ci sono esigenze particolari.

Il mio primo passo, dopo la registrazione di un ospite, è quello di inviare un messaggio dettagliato, descrivendo la logistica e chiedendo se hanno preferenze alimentari o esigenze particolari. Per me è importante che tutti siano in grado di godersi il tour, cerco quindi di soddisfare le loro esigenze al meglio delle mie capacità. – Jan, host di tour gastronomico a San Francisco

Una buona comunicazione non si limita all’invio di messaggi tramite l’app di Airbnb. Significa anche essere il più trasparente possibile con i vostri ospiti durante l’esperienza. Gli ospiti apprezzano quando gli host “pensano ad alta voce” raccontando quello che fanno. Ricordate che anche se avete svolto questa attività molte volte, potrebbe essere la prima volta per i vostri ospiti e potrebbero davvero apprezzare maggiori particolari sui retroscena o il contesto per comprendere meglio perché state facendo quello che state facendo.

Non si può mai sapere chi si presenterà ed è consigliabile non fare supposizioni sull’abilità o l’interesse di qualcuno.  Non abbiate paura di fare domande e di conoscere il vostro gruppo!  – Alesha, host di yoga a Barcellona

 

Gestire le dinamiche di gruppo

Che abbiate un solo ospite o dieci alla volta, è importante prestare un’attenzione personale a ciascun ospite per fargli sentire un senso di appartenenza durante la vostra esperienza. Una delle principali differenze tra le esperienze di Airbnb e un tour o un workshop tradizionale è il modo in cui ospiti e host si sentono amici durante un’esperienza.

Abbiamo appreso dagli host che molti preferiscono avere un gruppo di dimensioni relativamente piccole quando iniziano per poi aumentare il numero massimo di partecipanti nel tempo, man mano che si sentono più sicuri.

Può essere utile iniziare l’esperienza con un rompighiaccio in modo che gli ospiti possano conoscere meglio voi e gli altri partecipanti. Un rompighiaccio non deve essere un “gioco” molto coinvolgente o che richieda tempo, può essere una cosa semplice come chiedere agli ospiti di presentarsi uno a uno dicendo perché hanno prenotato l’esperienza o magari cosa non vedono l’ora di fare.

Un esercizio di rompighiaccio è d’obbligo. Questo aiuta sicuramente sia me che gli ospiti a conoscerci meglio. È importante creare un’atmosfera amichevole per tutti. – Tenshin, host di esperienza di calligrafia a Tokyo

È un luogo comune tra gli host che “ogni gruppo è diverso” ma è davvero così! Gli ospiti possono essere molto diversi tra loro e il modo in cui personalità differenti si combinano all’interno di un dato gruppo può portare a esperienze molto diverse. Inoltre, i livelli di abilità o familiarità degli ospiti relativi all’attività possono variare drasticamente all’interno dello stesso gruppo. È importante lasciare spazio a tutti i livelli per sentirsi a proprio agio e stare bene insieme. È utile pianificare in anticipo diverse opzioni in modo che ogni tipo di ospite possa divertirsi.

Trovare un equilibrio tra i diversi livelli di fitness in un gruppo, anche [in un piccolo] gruppo com’è solitamente il nostro, è qualcosa di molto impegnativo e difficile… Questo tipo di situazione ci ha insegnato a dividere il tour di running in due sezioni: nella prima, durante la prima metà del tour, alterniamo le pause da dedicare alle foto e alla storia dei monumenti con la corsa, quindi non è davvero stancante. La seconda metà, in cui corriamo lungo le banchine del porto, un’area pedonale senza traffico, è la parte dell’allenamento vero e proprio. Qui di solito dividiamo il gruppo in due: quelli che possono andare più veloce accelerano fino a un punto d’incontro che abbiamo stabilito prima, mentre noi restiamo con i meno veloci. In questo modo, tutti possono godersi il tour al proprio ritmo e hanno ancora la sensazione di imparare qualcosa di nuovo… – Andrea, host di running a Parigi

 

Adattarsi a situazioni inaspettate

Le situazioni non pianificate sono inevitabili quando si svolge l’attività di host, date le tante variabili in gioco. Rimanere flessibili e ottimisti di fronte a questi cambiamenti può aiutare a mantenere gli ospiti felici. In realtà, abbiamo sentito storie di host che hanno ottenuto recensioni migliori quando le cose sono andate male perché gli ospiti sono rimasti colpiti da come l’host sia stato all’altezza della situazione e sia riuscito a mantenere le cose divertenti.

Il momento più impegnativo è stato quando ho avuto un’esperienza prenotata in una giornata che alla fine è stata molto fredda (in realtà c’era una tempesta di ghiaccio!)… Poiché la mia esperienza è principalmente all’aperto, ho inserito alcune pause per bere un caffè caldo, e ho trovato dei posti dove riscaldarci lungo il percorso per assicurarmi che tutti stessero bene. I miei ospiti hanno mostrato una grande forza d’animo! Ho imparato che quando si lavora in balia delle condizioni atmosferiche, si deve essere flessibili e regolare il percorso di conseguenza, anche se il piano iniziale aveva tempistiche perfette. – Jess, host di esperienza fotografia a Toronto.

Pensare ad alcuni possibili scenari difficili in anticipo. Come gestirete le cattive condizioni meteorologiche, le barriere linguistiche, le allergie alimentari, i malfunzionamenti delle apparecchiature, ecc.? Essere preparati può farci sentire sicuri di sé quando inevitabilmente sorgono situazioni inaspettate.

Ho imparato molto rapidamente… che devo essere adattabile per il gruppo, e che devo assicurarmi di chiedere in anticipo il livello di comfort dei partecipanti e valutare le varie opzioni. Abbiamo a disposizione diversi sentieri escursionistici, quindi sono in grado di adattarmi in base alle capacità e al comfort. – Alesha, host di yoga a Barcellona

 

Per leggere altri consigli su come prepararsi per gli imprevisti, date un’occhiata a questo articolo.

Speriamo che i suggerimenti qui inclusi vi abbiano aiutato a pensare ad alcune strategie e approcci da provare. Ricordate che ognuno ha il proprio stile di ospitalità che lo distingue dagli altri, quindi è importante trovare ciò che funziona meglio per voi, garantendo allo stesso tempo un’esperienza positiva e di alta qualità per i vostri ospiti.

Per ulteriori suggerimenti su come destreggiarsi con la logistica, in particolare per quanto riguarda la pianificazione e il flusso della vostra esperienza, date un’occhiata a questo articolo.