English — Español — 中文 — Deutsch — Français — Italiano — 日本語 —

 한국어 — русский — Português — Nederlands

 

Быть организатором Впечатления замечательно, но логистика порой утомляет. Приходится решать сразу много задач: планировать время, управлять групповой динамикой, учитывать личные нужды гостей, выходить из непредвиденных ситуаций, умело вести мероприятие и не забывать улыбаться. В частности, поэтому принимать гостей одновременно и очень сложно, и крайне приятно.

В этой статье мы расскажем, что делать в непредвиденных ситуациях и как управлять групповой динамикой. Советы учитывают опыт успешных организаторов и обратную связь, полученную от гостей.

 

Четкое и эффективное общение

Многие организаторы поняли, как важно перед Впечатлением разослать гостям подробное сообщение. Это хороший способ напомнить гостям о важных вещах и снизить риск неприятных сюрпризов.

Расскажите в этом сообщении, как добраться до места встречи, что взять с собой  (например, солнцезащитный крем или удобную обувь), напомните, как подготовиться (например, «Приходите голодными, будет много еды!»), или узнайте, нет ли у гостя особых пожеланий.

После бронирования я первым делом отправляю гостю подробное сообщение, в котором оговариваю организационные моменты и спрашиваю о предпочтениях в еде или особых потребностях. Мне важно, чтобы экскурсия всем понравилась, поэтому я стараюсь быть как можно внимательнее к нуждам гостей. – Джен, организатор гастрономических экскурсий в Сан-Франциско

Общение с гостями не ограничивается отправкой сообщений в приложении Airbnb. Во время Впечатления будьте максимально «прозрачны». Гости ценят, когда организатор комментирует всё, что делает. Возможно, вы провели Впечатление уже много раз, но эти гости видят вас впервые. И им действительно интересно узнать историю или контекст вашего мероприятия, а также почему вы этим занимаетесь.

Никогда не знаешь, кто придет. Лучше не строить догадок о способностях или заинтересованности человека.  Смело задавайте вопросы и знакомьтесь с группой!  — Алиша, инструктор йоги, Барселона

 

Управление групповой динамикой

Независимо от числа гостей, важно уделить внимание каждому, чтобы все чувствовали себя вовлеченными. Одно из главных отличий Впечатления на Airbnb от обычной экскурсии или мастер-класса — то, что между организатором и гостями возникают дружеские чувства.

Начинающие организаторы предпочитают небольшие группы. Со временем, становясь увереннее, они увеличивают максимальный размер группы.

Впечатление полезно начать с упражнения на знакомство, чтобы гости привыкли к вам и друг к другу. Необязательно придумывать сложную или долгую игру. Пусть гости назовут себя по кругу и расскажут, почему выбрали это Впечатление или чего от него ждут.

Я всегда начинаю с упражнения на знакомство. Это помогает нам узнать друг друга. Очень важно, чтобы все чувствовали себя в кругу друзей. – Теншин, инструктор по каллиграфии, Токио

Утверждение «Все группы разные» звучит банально, но это действительно так! Гости могут сильно отличаться друг от друга. Сочетание личностей в группе определяет ход Впечатления. Кроме того, на ваше занятие могут прийти участники с совершенно разными уровнями способностей и знаний. Для комфортного сосуществования важно создать рабочее пространство для всех. Лучше заранее спланировать несколько вариантов, чтобы все гости хорошо провели время.

Очень непросто учесть различные уровни физической подготовки, даже в обычной для нас небольшой группе… Теперь мы делим пробежку на две части: в первой половине занятия мы часто останавливаемся, чтобы сделать несколько снимков и рассказать о тех или иных памятниках, поэтому люди не сильно устают. Вторую часть занятия мы проводим в пешеходной зоне, на набережной. Нам не мешает транспорт, и можно приступить к тренировке. Обычно мы делимся на две группы: более подготовленные ускоряются и бегут к оговорённому месту встречи, а мы остаемся с более медленными. Каждый может бежать в своем темпе, получать удовольствие и при этом учиться чему-то новому… – Андреа, организатор пробежек, Париж

 

Как выходить из непредвиденных ситуаций

В организации Впечатления очень много переменных, и непредвиденные ситуации неизбежны. Если вы сможете приспособиться к изменениям и сохранить оптимизм, гости останутся довольны. Бывали случаи, когда организаторы получали более высокие оценки от восхищенных гостей, если с улыбкой выходили из неожиданных ситуаций.

Самое сложное было, когда в день Впечатления вдруг стало очень холодно, пошел ледяной дождь. Большая часть моего Впечатления проводится на открытом воздухе. Поэтому я предусмотрела несколько остановок с горячим кофе и придумала, где гостям погреться по дороге. Гости оказались очень стойкими! Я поняла, что, когда сталкиваешься со стихией, нужно проявить гибкость и скорректировать маршрут, даже если изначальный план продуман идеально.  — Джесс, организатор фотопрогулок, Торонто

Думайте о возможных трудностях заранее. Что делать, если испортится погода? Как преодолеть языковой барьер? А если у гостей обнаружится аллергия на какие-то продукты? Что если сломается оборудование? Подготовившись, вы будете чувствовать себя уверенно даже в непредвиденных ситуациях, которые неизбежны.

Я быстро поняла, что нужно адаптироваться к группе. Обязательно спрашиваю заранее, на какой уровень комфорта рассчитывают участники, и подбираю варианты. У нас есть несколько маршрутов, и я всегда могу предложить гостю подходящий с учетом возможностей и самочувствия. — Алиша, инструктор йоги, Барселона

 

Подробнее о подготовке к непредвиденным ситуациям читайте в этой статье.

Надеемся, наши советы помогут вам продумать стратегии для разных ситуаций. Помните, что каждый принимает гостей по-своему, поэтому важно понять, что оптимально для вас, отвечает стандартам качества и понравится гостям.

Советы по организационным вопросам, связанным с планированием Впечатлений, смотрите в этой статье.