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Per quanto possa essere gratificante ospitare un’esperienza, a volte la logistica può essere impegnativa! È normale che un host debba destreggiarsi tra molte cose contemporaneamente: gestire il tempo e le dinamiche di gruppo, soddisfare le esigenze dei singoli ospiti, affrontare situazioni impreviste e svolgere con competenza l’attività stessa, il tutto con un sorriso. Fa parte di ciò che rende l’ospitalità molto impegnativa e incredibilmente gratificante.

In questo articolo, condivideremo alcuni suggerimenti su tempistiche e pianificazione in base alle informazioni che abbiamo ricevuto dagli host di successo e al feedback degli ospiti.

 

Pianificare l’ordine degli eventi

Gli ospiti ci dicono che riconoscono quando le esperienze sono pianificate con attenzione. Considerate l’idea di creare un flusso narrativo (inizio, metà e fine). Quando le cose progrediscono in un ordine logico, ciò crea nel complesso un’esperienza migliore per gli ospiti perché fa apparire l’host più organizzato e professionale, aiuta gli ospiti a ricordare cosa è successo durante l’esperienza, e permette inoltre all’host di condurre l’esperienza con una precisione ripetibile.

Pianificate il flusso ottimale tenendo in considerazione l’ordine degli eventi e il modo in cui effettuerete la transizione tra le diverse parti. Ad esempio, quanti luoghi visitate e ha senso l’ordine in cui li visitate? Come terrete gli ospiti impegnati e interessati durante il trasporto tra i vari luoghi?

Molti host trovano utile pensare all’ordine degli eventi della loro esperienza creando uno schema con 5 fasi distinte:

1) Prima: cosa inviate agli ospiti prima che arrivino all’esperienza

2) Introduzione: creare un’ottima prima impressione negli ospiti all’arrivo

3) Attività: svolgere l’attività dell’esperienza in modo da superare le aspettative

4) Conclusione: portare l’esperienza a una conclusione ponderata

5) Dopo: dare seguito con gli ospiti per ringraziare, condividere i vostri momenti preferiti e spingerli a lasciare una recensione

 

Gestire il tempo

Gestire le tempistiche dell’esperienza può essere un’arte difficile da padroneggiare. Si tratta di essere consapevoli del tempo pur rimanendo simultaneamente presenti nel momento e flessibili quando necessario.

Può essere difficile mantenere la puntualità quando ci sono un sacco di fattori in gioco; ad esempio ospiti che arrivano tardi, ritardi dei mezzi di trasporto, o avere un gruppo curioso che fa più domande del solito.

Ecco alcuni consigli che possono aiutarvi a tenere d’occhio i tempi senza sentirvi completamente schiavi dell’orologio:

  • Fate una prova con amici o familiari per darvi un punto di riferimento per calcolare quanto tempo può richiedere ogni attività o sezione.
  • Durante l’esperienza, fate sapere ai vostri ospiti quanto tempo impiegherete in ogni attività (“Saremo qui per 20 minuti e poi passeremo alla prossima fermata”), quindi avvisate quando un’attività si avvicina al completamento (“altri 5 minuti!”) così nessuno viene colto di sorpresa.
  • Pianificate un margine di flessibilità nel caso qualcosa vada per le lunghe. Se vi ritrovate con più tempo a disposizione, considerate la possibilità di avere degli spunti di conversazione o delle mini-attività pronte da aggiungere.

 

Dopo aver condotto la mia esperienza un po’ di volte, ho finito per aggiungere una mezz’ora in più nella descrizione perché, anche se sapevo che potevamo finire il tour in 2 ore e mezza, pubblicizzandola con una durata di 3 ore mi ha dato un po’ più di respiro e mi ha consentito di non superare il tempo stabilito. A volte alle persone piaceva fare domande extra o andare un po’ più lentamente e volevo dare loro quello spazio senza dovermi preoccupare di finire in tempo. – Jonny, host di pub crawl a San Francisco

 

Abbiamo iniziato il tour come al solito, ma quando siamo arrivati alla torre Eiffel ha iniziato a piovere a catinelle. Era una tale tempesta che abbiamo dovuto aspettare sotto un ponte di fronte alla torre per evitare l’acquazzone… È stato davvero impegnativo perché ho dovuto continuare a intrattenere i miei quattro ospiti… Ho imparato molto da quell’esperienza, perché ho capito che potevo gestire un momento stressante, bloccato com’ero in un posto a raccontare nuove storie che non erano nella mia lista. Da quel giorno cerco sempre di imparare qualcosa di nuovo per il mio tour, soprattutto per quando le cose vanno male. – Emmanuel, host di tour a piedi a Parigi

 

Gestire i problemi legati al luogo d’incontro e al trasporto

Sia gli host che gli ospiti ci hanno detto che un grande punto dolente è trovare tutti al punto d’incontro per iniziare l’esperienza in tempo. Ci sono molti modi per affrontare potenzialmente questo problema.

Potreste chiedervi: il mio attuale punto d’incontro è facile da raggiungere e individuare per un ospite che viene da fuori città?

Una volta trovato il posto giusto, è una buona idea descrivere un punto di riferimento specifico da cercare, scegliendo un luogo lontano da grandi folle; si consiglia inoltre di indossare o di portare con sé qualcosa di distintivo in modo che gli ospiti possano individuarvi. Siate specifici e chiari nelle indicazioni. Alcuni host inviano anche una foto del punto d’incontro tramite la conversazione su Airbnb.

 

Dopo aver imparato da alcuni errori logistici, ora ho un paragrafo di testo che uso per tutti i partecipanti che si uniscono a noi. Dato che la mia piccola città sulla spiaggia è piccolissima, abbiamo avuto alcuni errori lungo il percorso, con persone che hanno preso il treno sbagliato e altre che hanno mancato la fermata… Ho imparato molto strada facendo, e ora sta andando tutto liscio! – Alesha, host di yoga a Barcellona

 

Successivamente, considerate l’ora del giorno in cui si svolge l’esperienza. Questa influirà sulla capacità degli ospiti di arrivare puntualmente? Pensate a eventuali piani del traffico o orari dei mezzi di cui dovrebbero tenere conto. Ricordate che potrebbe essere la loro prima volta nella vostra città, e perciò potrebbero non disporre di tutte le informazioni su come funziona il tutto o dove si trovano le cose in relazione tra loro.

 

Le persone hanno mostrato la tendenza a presentarsi tardi, ma ho notato che durante la settimana conducevo l’esperienza durante l’ora di punta, allora una volta ho preparato gli ospiti avvisandoli in un messaggio di pianificare di conseguenza, e la percentuale dei ritardatari è diminuita del 70%. – Dominique, host di esperienza su cibi e bevande a San Diego

Per saperne di più su come gestire gli ospiti che arrivano in ritardo, date un’occhiata a questo articolo.

Speriamo che i suggerimenti qui inclusi vi abbiano aiutato a pensare ad alcune strategie e approcci da provare. Ricordate che ognuno ha il proprio stile di ospitalità che lo distingue dagli altri, quindi è importante trovare ciò che funziona meglio per voi, garantendo allo stesso tempo un’esperienza positiva e di alta qualità per i vostri ospiti.

Per ulteriori suggerimenti su come destreggiarsi con la logistica, in particolare per quanto riguarda la gestione delle dinamiche di gruppo e delle situazioni impreviste, vi invitiamo a consultare questo articolo.