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体験をホストするのは、やりがいのあることですが、計画・実行の管理が大変なこともあります!ホストとして時間管理、グループの雰囲気作り、各ゲストのニーズへの対応、予期しない出来事への対応、そして体験そのものをしっかりと実行するなど、多くことを同時に、しかも笑顔でやりくりすることが期待されています。それが、ホスティングのとても難しい部分であり、とてもやりがいがある部分でもあります。

この記事では、成功を収めているホストの声やゲストからのフィードバックに基づいて、タイミングとスケジュールに関するヒントをご紹介します。

 

物事の順序を計画する

ゲストによると、よく考えて計画された体験を高く評価するそうです。開始~途中~終了における物語の流れを作ることを検討してください。物事が論理的な順序で進むと、ホストのプロ意識が高く、体験が上手にまとめられているという印象を与えるため、ゲストにとって全体的によりよい体験となります。また、体験の内容をゲストに覚えてもらいやすくするためにも、ホストが体験を繰り返し正確に行うためにも役立ちます。

物事の順序と、それぞれのステップにどう移行するかを考慮して、適切な流れを計画しましょう。例えば、訪問地の数や訪問順序は理にかなっていますか?訪問する場所への移動中、どうやってゲストの意欲を保ち、興味を持ち続けてもらいますか?

多くのホストは、大きく5段階に分けて体験を計画することが順序の決定に役立ったと言います。

1 )体験前:体験にさきがけてゲストに送っておくもの

2 )導入:ゲストの到着時に最高の第一印象を与える

3 )体験内容: 期待を上回る体験を提供する

4 )まとめ: 体験を心のこもった形で結ぶ

5 )体験後: 終了後のフォローアップでゲストにお礼を述べ、お気に入りの瞬間を共有し、レビューを書いてもらえるように促す

 

時間の管理

体験の時間管理は、マスターするのが難しいスキルでもあります。時間を意識しながらも、きちんと現状に対処し、必要に応じた柔軟さも求められます。

ゲストの遅刻、交通手段の遅延、グループの好奇心が旺盛でいつもより多く質問するなどのさまざまな要因があり、時間通りに物事を進めるのが難しいこともあります。

ここでは時計に完全に縛られてしまうことなく、時間に気をつけるために役立つヒントをご紹介します。

  • 友達や家族とリハーサルをして、それぞれの内容やセクションにかかる所要時間の基準を確認してみましょう。
  • 体験でゲストを迎える際には、各ステップの所要時間(例「約20分滞在して次の場所に進みます」)を全員に伝え、終了時刻が近づいたらその旨(例「みなさん、あと5分です!」) をお知らせしましょう。そうすれば、驚かれることはありません。
  • 何かに長く時間がかかったときのための「予備時間」を入れ、柔軟な計画を立てましょう。時間が余りそうな場合は、お話をするポイントやちょっとしたステップを追加できるような準備を検討してください。

 

体験を2〜3回実施した後、体験ページで催行時間を30分追加しました。2.5時間で終わらせることもできるとはわかっていましたが、3時間だと伝えておくことで、時間を超過せずに体験を終わらせる余裕ができました。質問好きなゲストや、ゆっくりとしたペースが好きなゲストもいるので、時間通りに終わらせることを心配せずに、その余裕を作りたかったのです。 サンフランシスコではしご酒体験をホストしているJonnyさん

 

私たちはいつも通りツアーを始めましたが、エッフェル塔に着いたとたんに大雨が降り始めました。まるで嵐のようなお天気で、大雨を避けるために塔の前にある橋の下で待たなければなりませんでした… 4人のゲストを楽しませ続けなくてはならなかったので、本当に大変でした… その経験のおかげで成長できました。ひとつの場所に閉じ込められても、予定されていなかった新しい話すれば、ストレスのある状況に対処できるとわかっているからです。その日以来、体験中に何か問題が起きたときのために、いつもより多くのことを学ぶようにしています。パリでウォーキング体験のホストをしているEmmanuelさん

 

体験の場所や移動手段に関する問題への対処

時間どおりに体験を始めるにあたり、待ち合わせ場所で全員を見つけるのに特に苦心するという声がホスト、ゲストの双方からありました。この問題に対処できそうな方法はたくさんあります。

自問をおすすめする質問があります。現在の待ち合わせ場所は、ほかの街から来たゲストでも簡単に見つけられ、たどり着ける場所でしょうか?

適切な場所が見つかったら、具体的な目印を説明したり、人が大勢いる場所から離れた所を選んだり、すぐにホストだとわかるものを着たり、持ったりすることを検討しましょう。道案内は具体的かつ明確にしましょう。Airbnbのメッセージスレッドから、待ち合わせ場所の写真を送るホストもいます。

 

段取りを何度か誤りそこから学んだので、今は体験の参加者全員に送るテキストがあります。私の小さなビーチタウンは本当に小さいので、以前は間違った電車に乗ってしまったり、駅を乗り過ごしてしまうゲストがいました… その過程で学んだことがたくさんあり、今は順調に進んでいます!バルセロナでヨガ体験のホストをしているAleshaさん

 

次に、1日の中で体験が行われる時間帯を考えてください。ゲストの到着時間に影響を与えますか?交通渋滞や公共交通機関の運行スケジュールについて、ゲストに説明しておくべきことがあるか考えてください。ゲストがあなたの街に来るのは初めてかもしれないということを忘れないでください。物事がどのように機能しているか、双方に関連して何がどこにあるかなど、現地事情を把握していないかもしれません。

 

遅れて到着するゲストが多い傾向がありましたが、平日にホスティングしていた体験がラッシュ時だったことに気づき、ゲストがそれに応じて計画できるようにメッセージを送るようになったら、遅刻が70%減少しました。サンディエゴで飲食体験のホストをするDominiqueさん

ゲストが遅く到着した場合の対処方法について、詳しくは こちらの記事をご参照ください。

ここにあるヒントが、戦略と試してみたいアプローチについて考える役に立つことを願っています。誰もが独自のホスティングのスタイルを持っていることを忘れないでください。ゲストのためにクオリティの高い、ポジティブな体験を確実に行いながら、自分にぴったりのやり方を見つけることが大切です。

体験の計画・実行の手段について、特にグループの雰囲気や予期しない状況に関連する詳しいヒントについては、こちらの記事をご参照ください。