English — Español — 中文 — Deutsch — Français — Italiano — 日本語 —

 한국어 — русский — Português — Nederlands

 

Hoewel het hosten van een ervaring veel voldoening kan geven, kan de logistiek soms een uitdaging zijn! Als host wordt er van je verwacht dat je veel dingen tegelijkertijd doet: de tijd in de gaten houden, inspelen op de groepsdynamiek en de individuele behoeften van gasten, omgaan met onvoorziene ontwikkelingen en de activiteit zelf deskundig uitvoeren. En dat allemaal met een glimlach. Het is onderdeel van wat hosten zowel zeer uitdagend als ongelooflijk geweldig maakt.

In dit artikel delen we enkele tips over tijdsdruk en planning op basis van wat we hebben gehoord van succesvolle hosts en feedback van gasten.

 

De volgorde van de gebeurtenissen plannen

Gasten vertellen ons dat ze het op prijs stellen wanneer ervaringen zorgvuldig zijn gepland. Overweeg om je ervaring te laten verlopen zoals een verhaal (begin, midden en eind). Wanneer dingen in een logische volgorde gebeuren, wordt de ervaring nog beter voor gasten, omdat de host overzichtelijk en professioneel overkomt. Bovendien kunnen gasten zich beter herinneren wat er is gebeurd tijdens de ervaring en de host kan de ervaring steeds op dezelfde manier uitvoeren.

Plan het juiste verloop door te kijken naar de volgorde van de gebeurtenissen en hoe de verschillende onderdelen in elkaar overlopen. Hoeveel locaties bezoek je bijvoorbeeld en is de volgorde waarin je ze bezoekt logisch? Hoe houd je gasten bezig en geïnteresseerd terwijl ze onderweg zijn naar de volgende locatie?

Veel hosts vonden het nuttig om na te denken over de volgorde van de gebeurtenissen van hun ervaring door ze in kaart te brengen volgens een structuur met vijf verschillende stadia:

1) Vooraf: wat je jouw gasten stuurt voordat ze aankomen bij de ervaring

2) Kennismaking:: maak meteen bij aankomst een geweldige eerste indruk bij je gasten

3) Activiteit: het leveren van de activiteit van de ervaring op een manier die de verwachtingen overtreft

4) Afronden: de ervaring op een slimme en mooie manier afronden

5) Na afloop: stuur gasten na afloop een bericht om ze te bedenken, te vertellen wat jouw favoriete momenten waren en ze eraan te herinneren om een recensie te schrijven

 

De tijd in de gaten houden

De planing en tijd van de ervaring in de gaten houden kan lastig zijn. Het gaat erom dat je je bewust bent van de tijd, terwijl je tegelijkertijd aanwezig bent in het moment en flexibel bent indien nodig.

Het kan lastig zijn om dingen op tijd te laten gebeuren wanneer er veel factoren in het spel zijn, zoals gasten die te laat komen, vertragingen in het vervoer of een nieuwsgierige groep die meer vragen stelt dan gebruikelijk.

Hier zijn wat tips die je kunnen helpen om de tijd in de gaten te houden zonder dat je je volledig beheerst voelt door de tijd:

  • Probeer je ervaring eerst uit met vrienden of familie om je een idee te geven van hoe lang elke activiteit of elk gedeelte kan duren.
  • Laat iedereen weten hoe lang elke activiteit duurt wanneer je gasten meeneemt tijdens een ervaring (“We blijven hier 20 minuten en daarna gaan we naar de volgende locatie”), en geef een waarschuwing als de tijd bijna om is (“Jongens, nog vijf minuten!”) zodat niemand wordt verrast.
  • Zorg dat je flexibel bent, door wat ‘tussentijd’ in te plannen, voor het geval er iets uitloopt. Als je extra tijd hebt, overweeg dan om gespreksonderwerpen of mini-activiteiten toe te voegen.

 

Nadat ik mijn ervaring een paar keer had gedaan, heb ik een half uur extra toegevoegd aan mijn ervaringspagina, omdat ik wist dat we de tour wel zouden kunnen doen in 2,5 uur, maar dat ik iets meer tijd zou hebben als ik drie uur zou zeggen, zodat ik niet uitloop. Soms vinden mensen het fijn om extra vragen te stellen of iets langzamer te gaan en ik wilde ze die ruimte geven zonder me zorgen te maken of we op tijd klaar zouden zijn. – Jonny, host van kroegentocht in San Francisco

 

We begonnen de tour zoals gewoonlijk, maar toen we aankwamen bij de Eiffeltoren begon het te gieten. Er was zo’n storm dat we onder een brug voor de toren moesten wachten om te schuilen… Het was echt een uitdaging omdat ik mijn vier gasten moest blijven vermaken… Ik heb geleerd van die ervaring, omdat ik wist dat ik een stressvol moment aankon, toen ik vaststond op één plek en nieuwe verhalen kon vertellen die niet op mijn lijstje stonden. Sinds die dag probeer ik altijd meer te leren voor mijn tour, voor het geval er iets mis gaat. – Emmanuel, host voor wandeltochten in Parijs

 

Omgaan met locatie- en vervoersproblemen

We hebben van zowel hosts als gasten gehoord dat het erg lastig is om iedereen op het ontmoetingspunt te vinden om de ervaring op tijd te laten beginnen. Er zijn veel manieren om dit probleem aan te pakken.

Je kunt jezelf afvragen: is mijn huidige ontmoetingspunt gemakkelijk te bereiken en te vinden voor een gast die hier niet vandaan komt?

Als je eenmaal de juiste plek hebt, overweeg dan om een specifieke bezienswaardigheid te beschrijven om naar te zoeken, een plek te kiezen uit de buurt van grote menigten, en iets opvallends te dragen of bij je te hebben, zodat ze jou kunnen vinden. Wees specifiek en duidelijk in je instructies. Sommige hosts sturen zelfs een foto van het ontmoetingspunt via de berichtenreeks van Airbnb.

 

Na een paar logistieke fouten heb ik nu een stukje tekst die ik gebruik voor alle deelnemers die zich bij ons voegen. Aangezien mijn kleine stadje aan het strand superklein is, is het weleens fout gegaan, van mensen die de verkeerde trein namen tot het missen van onze halte… Ik heb ondertussen veel geleerd en nu gaat alles soepel! – Alesha, yoga-host in Barcelona

 

Denk vervolgens aan het moment van de dag waarop de ervaring plaatsvindt. Heeft dat invloed op de mogelijkheid van gasten om op tijd te arriveren? Denk na over de dienstregeling van het openbaar vervoer of het verkeer waar ze rekening mee moeten houden. Onthoud dat het de eerste keer kan zijn in jouw stad, waardoor ze misschien niet precies weten hoe dingen werken of waar dingen zich ten opzichte van elkaar bevinden.

 

Mensen kwamen vaak te laat, maar ik kwam erachter dat ik mijn ervaring precies tijdens de spits hield. Toen ik ze een bericht stuurde om te zeggen doe ze daar rekening mee moesten houden, kwamen mensen wel 70% minder vaak te laat. – Dominique, host eten en drinken in San Diego

 

Meer tips over hoe je omgaat met gasten die te laat komen, vind je in dit artikel.

We hopen dat de tips die hier zijn gegeven je hebben geholpen om een paar strategieën en manieren te bedenken om uit te proberen. Onthoud dat iedereen zijn eigen unieke hoststijl heeft. Het is dus belangrijk om te ontdekken wat het beste werkt voor jou, terwijl je ook zorgt voor een hoogwaardige, positieve ervaring voor je gasten.

Meer tips met betrekking tot het omgaan met logistiek, in het bijzonder het beheren van de groepsdynamiek en omgaan met onverwachte situaties, vind je in dit artikel.