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Por mais gratificante que hospedar uma experiência possa ser, às vezes a logística pode ser desafiadora! Como anfitrião, você precisa lidar com muitas coisas ao mesmo tempo: gerenciar o tempo, a dinâmica do grupo, atender às necessidades individuais dos hóspedes, lidar com imprevistos e executar habilmente a atividade em si, tudo isso com um sorriso. É parte do que torna a hospedagem muito desafiadora e incrivelmente gratificante.

Neste artigo, compartilhamos algumas dicas sobre tempo e programação, com base no que ouvimos de anfitriões de sucesso e feedback dos hóspedes.

 

Planejamento da ordem dos eventos

Os hóspedes costumam dizer que gostam quando as experiências são planejadas cuidadosamente. Considere criar um fluxo narrativo (início, meio e fim). Quando as coisas progridem em uma ordem lógica, ele cria uma experiência geral melhor para os hóspedes, pois faz o anfitrião parecer mais organizado e profissional, ajuda com que os hóspedes lembrem do que aconteceu na experiência e também auxilia que o anfitrião repita a experiência com precisão.

Planeje o fluxo certo considerando a ordem dos eventos e como você fará a transição entre diferentes partes. Por exemplo, quantos locais você visita? A ordem em que você os visita faz sentido? Como você vai manter os hóspedes engajados e interessados durante o transporte entre os locais?

Muitos anfitriões acham útil mapear a ordem dos eventos da experiência em uma estrutura com 5 fases distintas:

1) Antes: o que você envia aos hóspedes antes que eles cheguem à experiência

2) Introdução: criar uma ótima primeira impressão nos seus hóspedes logo na chegada

3) Atividade: realizar a atividade da experiência de forma que supere as expectativas

4) Conclusão: finalizar a experiência de forma atenciosa

5) Após: entrar em contato com os hóspedes depois para agradecer, compartilhar seus momentos favoritos e pedir para que deixem uma avaliação

 

Gerenciamento de tempo

Gerenciar o tempo da experiência pode ser uma arte difícil de se dominar. Envolve estar consciente do tempo, ao mesmo tempo em que permanece presente no momento, e flexível quando necessário.

Pode ser complicado manter as coisas funcionando dentro do horário quando há muitos fatores em jogo, como hóspedes que chegam atrasados, atrasos de transporte ou um grupo curioso que faz mais perguntas do que o habitual.

Aqui estão algumas dicas que podem ajudar você a controlar o tempo sem se sentir completamente preso ao relógio:

  • Faça uma simulação com amigos ou familiares para ter uma referência de quanto tempo cada atividade ou sessão pode levar.
  • Ao levar seus hóspedes na experiência, informe a todos quanto tempo você vai gastar em cada atividade (“Ficaremos aqui por 20 minutos e depois iremos para a próxima parada”) e avise à medida que o tempo da atividade se aproximar da conclusão (“mais 5 minutos, pessoal!”), assim ninguém é pego de surpresa.
  • Planeje ser flexível acrescentando um “tempo para emergências” no caso de algo demorar demais. Se tiver tempo sobrando, uma boa ideia é ter pontos de discussão ou mini-atividades prontas para adicionar quando necessário.

 

Depois de executar minha experiência algumas vezes, eu acabei adicionando meia hora a mais na página da experiência. Apesar de saber que conseguiria terminar o passeio em 2,5 horas, anunciar como 3 horas me deu um pouco mais de espaço para respirar sem estourar o tempo. Às vezes, as pessoas gostam de fazer perguntas a mais ou ir um pouco mais devagar, e eu queria dar esse espaço sem ter que me preocupar em terminar a tempo. – Jonny, anfitrião de um passeio de bar em bar em São Francisco

 

Começamos o passeio como sempre, mas quando chegamos na torre Eiffel começou a chover muito. Foi uma tempestade tão grande que tivemos que esperar embaixo de uma ponte em frente à torre para evitar a chuva… Foi realmente desafiador porque tive que continuar entretendo meus quatro hóspedes… Essa experiência me fez crescer, porque eu sabia que conseguiria lidar com um momento estressante, como estar preso em um lugar e ter que contar novas histórias que não estavam na minha lista. Desde aquele dia, estou sempre tentando aprender mais coisas para o meu passeio, especialmente quando as coisas dão errado. – Emmanuel, anfitrião de uma caminhada turística em Paris

 

Lidar com problemas de localização e transporte

Nós ouvimos de anfitriões e hóspedes que uma grande dificuldade é encontrar todo mundo no ponto de encontro, para iniciar a experiência a tempo. Há muitas maneiras de resolver esse problema.

Você pode se perguntar: Um hóspede de fora da cidade consegue chegar e reconhecer com facilidade meu ponto de encontro atual?

Depois de escolher o local certo, uma boa ideia é descrever um ponto de referência específico, escolher um lugar longe de grandes multidões, e vestir ou carregar algo que chame atenção para que possam identificar você. Explique o caminho de forma clara e específica. Alguns anfitriões até enviam uma foto do ponto de encontro pelo histórico de mensagens do Airbnb.

 

Depois de aprender com alguns erros logísticos, agora tenho um parágrafo de texto que uso para todos os participantes. Como a minha cidade de praia é super pequena, tivemos alguns erros ao longo do caminho, com pessoas pegando o trem errado, ou descendo no ponto errado… Eu aprendi muito com o tempo, e agora as coisas estão indo bem! – Alesha, anfitriã de ioga em Barcelona

 

Em seguida, considere a hora do dia em que a experiência ocorre. Ela afeta a capacidade dos hóspedes chegarem pontualmente? Pense nos horários de transporte público e em problemas de trânsito que precisam ser levados em consideração. Lembre-se que pode ser a primeira vez dos hóspedes em sua cidade, então talvez eles não tenham todo o contexto sobre como as coisas funcionam ou onde estão localizadas em relação umas às outras.

 

As pessoas costumavam chegar atrasadas, mas eu percebi que durante a semana a experiência acontecia na hora do rush, então depois que informei isso em uma mensagem para que pudessem se planejar, os atrasos caíram 70%.  – Dominique, anfitriã de comida e bebida em San Diego

 

Para ler mais dicas sobre como lidar com hóspedes que chegam atrasados, confira este artigo.

Esperamos que as dicas incluídas aqui tenham ajudado você a pensar em algumas estratégias e abordagens. Lembre-se de que cada um tem um estilo de hospedagem único, por isso é importante encontrar o que funciona melhor para você, garantindo também uma experiência positiva e de alta qualidade para seus hóspedes.

Para ver mais dicas relacionadas a como lidar com a logística, principalmente relacionada ao gerenciamento de dinâmica de grupo e situações inesperadas, confira este artigo.