English — Español — 中文 — Deutsch — Français — Italiano — 日本語 —

 한국어 — русский — Português — Nederlands

 

Быть организатором Впечатления замечательно, но логистика порой утомляет. Приходится решать сразу много задач: планировать время, управлять групповой динамикой, учитывать личные нужды гостей, выходить из непредвиденных ситуаций, умело вести мероприятие и не забывать улыбаться. В частности, поэтому принимать гостей одновременно и очень сложно, и крайне приятно.

В этой статье мы делимся советами: как составить программу Впечатления. Советы основаны на опыте успешных организаторов и обратной связи, полученной от гостей.

 

Составляем программу

Гости говорят, что ценят хорошо спланированные Впечатления. Продумайте, что будете делать в начале, середине и конце мероприятия. Если части Впечатления логически связаны, гости довольны: организатор представляется им более собранным и профессиональным, а события лучше запоминаются. Такое Впечатление и повторить проще.

Спланируйте порядок событий и переходы между частями мероприятия. Например, сколько мест вы собираетесь посетить? Почему именно в этом порядке? Как вы собираетесь развлекать гостей в дороге?

Многие организаторы делят Впечатление на пять этапов:

1) Перед Впечатлением: еще до прибытия вы отправляете гостям необходимую информацию.

2) Введение: вы формируете первые впечатления у прибывших гостей.

3) Занятие: вы занимаетесь тем, чему посвящено Впечатление, стараясь превзойти ожидания гостей.

4) Завершение: вы подводите Впечатление к продуманному финалу.

5) После Впечатления: вы связываетесь с гостями, чтобы поблагодарить их, вспомнить лучшие моменты и попросить оставить отзыв.

 

Управляем временем

Правильно спланировать Впечатление может быть не так просто. Приходится помнить о времени, не отвлекаясь от гостей, и гибко менять планы при необходимости.

Вам может помешать множество факторов: гости опаздывают, транспорт задерживается, любознательная группа задает слишком много вопросов…

Эти советы помогут следить за временем, не впадая в абсолютную зависимость от часов.

  • Отрепетируйте Впечатление с друзьями или родственниками, чтобы оценить, сколько времени уходит на каждое занятие или отдельные этапы.
  • Принимая гостей на Впечатлении, рассказывайте, сколько займет каждый этап («Здесь мы проведем 20 минут, потом пойдем дальше»), и предупреждайте, если время подходит к концу («Осталось 5 минут!»), чтобы никого не застать врасплох.
  • На случай задержек планируйте с запасом. Если закончите один из этапов быстрее, чем планировали, подумайте, о чем можно поговорить или чем заняться во время паузы.

 

Проведя Впечатление несколько раз, я решил добавить полчаса к продолжительности, указанной на странице. Я знал, что мы можем уложиться в 2,5 часа, но с запасом времени мне было спокойнее. Иногда люди задавали много вопросов или шли медленнее обычного. Мне хотелось, чтобы у них на всё было время и мы не беспокоились ни о чем. — Джонни, организатор прогулок по барам, Сан-Франциско

 

Мы начали прогулку как обычно, но около Эйфелевой башни хлынул дождь. Такой сильный ливень, что нам пришлось пережидать его под мостом перед башней. При этом я должен был развлекать четырех гостей. Эта история многому меня научила: я понял, что могу справиться со стрессовой ситуацией, застряв с гостями на одном месте и рассказывая им истории, которых не было в планах. С того дня я всегда стараюсь узнавать больше перед прогулками, особенно на случай, если что-то пойдет не так. — Эммануэль, организатор пешеходных прогулок, Париж

 

Проблемы с местом и транспортом

Многие организаторы и гости считают, что самое сложное — найти всех на месте встречи, чтобы начать Впечатление вовремя. Этой проблемы можно избежать разными способами.

Спросите себя: легко ли будет гостю из другого города найти и узнать место встречи?

Когда выберете подходящее место, опишите, по какому ориентиру его можно узнать. Старайтесь выбирать место вдали от больших скоплений людей. Надевайте что-нибудь заметное, чтобы гости вас узнали. Указания должны быть четкими и понятными. Некоторые организаторы предварительно посылают гостям фотографию места встречи.

 

После нескольких ошибок с организацией я теперь отправляю каждому участнику целый абзац текста. Мы встречаемся в крошечном приморском городке. Бывало, что гости садились не на тот поезд или проезжали нужную станцию. Я многому научилась, и теперь все проходит гладко! — Алиша, инструктор йоги, Барселона

 

Учитывайте время дня, в которое проходит Впечатление. Смогут ли гости приехать вовремя? Принимайте во внимание пробки и расписание общественного транспорта. Помните, что гости, возможно, впервые в вашем городе, они могут плохо ориентироваться или чего-то не знать.

 

Люди часто опаздывали, и однажды я поняла, что провожу Впечатление в будний день в час пик. Я начала предупреждать об этом гостей, и опозданий стало меньше на 70%.  — Доминик, организатор гастрономических экскурсий, Сан-Диего

 

Что еще можно придумать, если гости часто опаздывают, читайте в этой статье.

Надеемся, наши советы помогут вам продумать стратегии для разных ситуаций. Помните, что каждый принимает гостей по-своему, поэтому важно понять, что оптимально для вас, отвечает стандартам качества и понравится гостям.

Как решать организационные вопросы, управлять групповой динамикой и выходить из непредвиденных ситуаций, смотрите в этой статье.