Heb je vaak een déjà vu-moment als je het bericht van een gast opent? Je bent niet de enige! Er zijn een aantal onderwerpen waar verhuurders heel vaak dezelfde vragen over krijgen; zoals uitzonderingen voor huisdieren, wifi-wachtwoorden, routebeschrijvingen, de beste plekken om te eten en nog veel meer. Gelukkig heeft Airbnb een functie die je daarbij kan helpen: opgeslagen berichten.

Ik hou van [opgeslagen berichten] en gebruik ze altijd”, aldus verhuurder Sally uit Snoqualmie, Washington. “De opgeslagen berichten besparen me veel tijd — ik was in staat om vier vragen van gasten in minder dan tien minuten te beantwoorden! Ze voorkomen ook dat ik cruciale informatie vergeet en geven me de tijd om een zorgvuldig samengestelde reactie op te stellen. Een reactie zonder fouten, die kristalhelder is van inhoud, en indien van toepassing, inspeelt op de speciale behoeften van onze gasten.”

Dit is de handleiding waarin je stap-voor-stap wordt uitgelegd hoe je opgeslagen berichten kan gebruiken, samen met enkele geweldige reacties die Sally en andere verhuurders steeds achter de hand hebben.

Hoe maak ik een opgeslagen bericht?

Op het internet:

  1. Ga naar de berichtenreeks met een gast
  2. Klik op ‘Een opgeslagen bericht gebruiken’ in het bericht. Als je nog geen opgeslagen berichten hebt, zal je eerst gevraagd worden om er een aan te maken
  3. Maak een titel aan, schrijf je bericht en klik op ‘Opslaan’
  4. Jouw opgeslagen berichten worden weergegeven wanneer je klikt op ‘Een opgeslagen bericht gebruiken’. Kies het bericht dat je wilt verzenden en klik op ‘Bericht verzenden’  

Op een mobiele telefoon:

  1. Ga naar de berichtenreeks met een gast
  2. Tik op het ‘Document-pictogram’ naast het bericht. Als je nog geen opgeslagen berichten hebt, zal je eerst gevraagd worden om er een aan te maken
  3. Tik op ‘Schrijf een nieuwe reactie’ en maak een titel aan
  4. Tik op ‘Reactie schrijven’, schrijf je bericht en tik dan op ‘Opslaan’ en ‘Klaar’
  5. Je opgeslagen antwoorden worden weergegeven wanneer je op het ‘Document-pictogram’ naast het bericht tikt. Kies het antwoord dat je wilt versturen, tik erop en klik vervolgens op ‘Verzenden’

Acht suggesties voor berichten van verhuurders

  1. Bedankt voor de reservering

Als je meteen ‘bedankt’ stuurt, weten gasten dat je hun aanvraag hebt ontvangen. John uit Westcliffe, Colorado, zegt: “Ik pas meestal de eerste zinnen aan om het bericht persoonlijker te maken. Tot nu toe hebben alle gasten goed gereageerd en lijken ze het fijn te vinden om alle informatie vooraf te ontvangen.” Emily, uit Italië, deelt dit voorbeeld:

Beste [naam van gast],

Bedankt voor het bevestigen van je reservering.

Weet je toevallig hoe laat je zult aankomen?

Als je een routebeschrijving nodig hebt om bij mijn woning te komen of advies over [woonplaats] nodig hebt, aarzel dan niet om het mij te vragen. Ik zal mijn best doen om je te helpen.

Nog een prettige dag en tot in [maand van verblijf].

— Emily

  1. Het spijt me dat we geen plek hebben

Hoe graag verhuurders iedereen ook willen ontvangen, soms lukt het niet. En dat is niet erg. Toch “moeten deze antwoorden op een delicate, respectvolle en duidelijke manier worden geformuleerd”, aldus Sally. “Als iemand je dan vraagt om een uitzondering voor hen te maken, hoef je er niet over na te denken of je schuldig te voelen — je klikt gewoon”. Ze bood ook een aantal van haar opgeslagen berichten aan:

Hoi [naam van gast],

Het spijt me. In het belang van jouw kind zijn we helaas niet in staat om jonge gezinnen te ontvangen.

— Sally

Hoi [naam van gast],

Het spijt me. Onze hond is een reu en we willen problemen vermijden tussen onze hond en de hond van een andere gast.

— Sally

Hoi [naam van gast],

Het spijt ons dat we je reservering hebben moeten annuleren. We hopen dat je de kans hebt een andere keer bij ons op bezoek te komen.

— Sally

  1. Hoe kom je bij de advertentie

Je kunt een paar dagen voor de aankomst van de gasten een routebeschrijving sturen. (Airbnb stuurt ook automatisch routebeschrijvingen naar gasten, dus jij kunt jouw bericht kort houden.) Ionnis uit Artemida, Griekenland, geeft het volgende voorbeeld:

Hallo [naam van gast].

We kijken ernaar uit om je te ontvangen. Dit is een routebeschrijving naar onze woning via…   

Google maps: [link]

Andere GPS-systemen: [link]

Routebeschrijving voor auto:

Routebeschrijving openbaar vervoer:

Eventuele andere transportmogelijkheden:

We hebben allerlei suggesties in het gedeelte ‘Vervoersmogelijkheden’ van onze advertentie en we raden je aan om het te lezen, om zo het beste uit je reis te halen.

Het weer tijdens de periode [verblijfsdatums] zal naar verwachting [weersvoorspelling] zijn.

Aarzel niet om ons vóór je aankomst de vluchtgegevens, naam van de luchtvaartmaatschappij, aankomsttijden op het vliegveld en de gekozen transportmiddelen (taxi, openbaar vervoer, eigen auto) door te sturen. En laat ons weten of je gebruik maakt van mobiele roaming en wat jouw voorkeursmethode is voor communicatie bij aankomst (telefoongesprekken, sms-bericht, Viber, WhatsApp).

— Ionnis

  1. Welkomstbericht en informatie

“In het bericht vóór aankomst stuur ik de deurcode, het wifi-wachtwoord, gedetailleerde aanwijzingen voor aankomst en herhaal ik mijn regels en beleid nog een keer als een vriendelijke herinnering,” aldus John. (Airbnb heeft ook instructies voor aankomst, je hebt dus nog een manier om gasten te herinneren aan de details.) John bood nog wat meer informatie aan:

Beste [naam van gast],

Je hebt ondertussen de routebeschrijving naar onze woning al ontvangen. Dit zijn nog een paar dingen die je nodig hebt voor een geweldig verblijf:

Contactgegevens: [telefoonnummers of contactpersoon van verhuurder]

Ontmoetingsplaats: [in de woning, station, haven, vliegveld of andere ontmoetingsplekken]
Deurcode: [toegangscode, of laatste vier cijfers van je mobiele telefoonnummer]

Wifi: [wachtwoord]

Huishandleiding: [link of instructies]

— John

  1. Dingen om te doen

Als het gaat om activiteiten, hebben verhuurders lokale kennis waar geen reisgids kan aan tippen. Heather uit Stowe, Vermont, stelt voor om een lijst met ‘Activiteiten bij regen’ en ‘Populaire reserveringen’ klaar te leggen. Sally voegt een dosis humor toe aan haar aanbevelingen en adviseert: “Stuur iets wat lijkt op een beschrijving die je al kletsend hebt gegeven”:

Nou [naam van gast], ik denk dat je één van deze activiteiten wel leuk zult vinden:

[Geweldige wandelingen in de omgeving]

[Makkelijke wandelingen]

[Ambitieuze wandelingen]

[Goede plekken om te eten, onderweg]

[Wat marathonlopers willen weten]

[Activiteiten voor huwelijksgasten]

— Sally

  1. Heb je goed geslapen?

Na de eerste nacht raden verhuurders aan om nog een welkomstbericht te sturen met de vraag of alles in orde is. “Dat is erg belangrijk”, meent Ioannis. “Als ze langer blijven, herhaal ik dit om de twee à drie dagen”:

Goedemorgen [naam van gast],

Heb je goed geslapen? We hopen dat je verblijf prettig verloopt. Laat ons weten of alles in orde is en als je nog iets nodig hebt.

— Ionnis

P.s. Dit is een link naar het dichtstbijzijnde strand vanaf onze woning.

  1. Uitchecken

“Er is een opgeslagen bericht dat ik heel nuttig vind en ik stuur deze aan mijn gasten een dag voordat ze vertrekken: een herinnering aan de uitchecktijden,” zegt Kate Mary uit Kiev, Oekraïne. Ze stelt voor om de gasten ook aan de volgende details te herinneren:

Hoi [naam van gast],

Is het alweer zover? We vinden het jammer dat je vertrekt. Een vriendelijke herinnering over het uitchecken:

Vertrektijd: morgen om [uitchecktijd]

Routebeschrijving: [naar de luchthaven, het station, haven of ander vervoer]

Vergeet alsjeblieft niet de deur op slot te doen. Bedankt voor je verblijf en we kijken ernaar uit om je opnieuw te mogen ontvangen!

— Kate Mary

  1. Bedankt dat je zo’n geweldige gast was

“Soms vraag ik me af of gasten zich zorgen maken dat ze een slechte recensie krijgen als ik dit te snel na hun vertrek doe,” zegt Heather. “Hopelijk verlicht [een bedankje zoals dit] die bezorgdheid en moedigt het ze aan om een recensie terug te sturen”:

Beste [naam van gast],

Bedankt dat je onze woning hebt gekozen tijdens jouw reis naar [stad]. Wij hopen dat je genoten hebt van een vijf-sterrenverblijf en dat de terugreis voorspoedig is verlopen. We willen je vragen om jouw verblijf te beoordelen wanneer je een beetje tot rust bent gekomen.

— Heather

Beste [naam van gast],

Een vriendelijke herinnering om je verblijf bij ons te beoordelen. Nogmaals bedankt dat je onze woning hebt gekozen. Wij hopen dat je terugreis naar huis goed is verlopen.

— Heather