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Tenshin, host dell’esperienza per il sociale Brush and Ink, stava quasi per ritirarsi dalla sua professione di insegnante di calligrafia quando ha visto Joe Gebbia che parlava delle esperienze di Airbnb su una TV locale. L’idea gli è piaciuta così tanto che il giorno successivo ha inviato la sua proposta per diventare un host. Oltre a insegnare l’arte della scrittura giapponese, Tenshin è anche l’AD dell’organizzazione no-profit NPO-LESA, che mette a disposizione dei bambini vietnamiti HIV+ materiale scolastico per imparare l’inglese, abiti caldi, letti e borse di studio.

Con le sue oltre 100 recensioni (ha ospitato tantissimi ospiti di tutto il mondo e la sua esperienza è molto consigliata), Tenshin non solo sprizza energia positiva e simpatia da tutti i pori, ma è anche un grande esperto di ospitalità. Ecco alcuni dei suoi consigli per avere successo:

Come ti organizzi per essere sicuro che i tuoi ospiti vivano un’esperienza positiva?

Preparo sempre dei messaggi di benvenuto e delle domande da fare ai miei ospiti, per scoprire qualcosa in più su di loro. Quando conosco qualcuno, cerco sempre di mostrarmi aperto e interessato. Per me è fondamentale fare un esercizio per rompere il ghiaccio, permettendo così a me e ai miei ospiti di conoscerci meglio. Creare un’atmosfera accogliente per ciascuno è molto importante.

Come riesci ad adattarti e ad affrontare rapidamente gli imprevisti?

In genere le esperienze sono sempre andate secondo i piani. Sono una persona flessibile e cerco di venire incontro ai miei ospiti nei limiti del possibile, a patto che riesca a tenere tutto sotto controllo e che eventuali cambiamenti dell’ultimo minuto non si ripercuotano negativamente sugli altri.

Una volta, 2 ospiti si sono persi e non si sono presentati in orario al punto di ritrovo. Mi hanno chiamato, chiedendomi di passare a prenderli. A quel punto, però, gli altri ospiti erano già tutti arrivati.

Un paio di giorni prima della data di inizio, mando agli ospiti un messaggio su Airbnb fornendo loro indicazioni stradali dettagliate. Inoltre, ricordo sempre di controllare la posizione del punto di ritrovo con un certo anticipo. Può succedere però che un ospite dimentichi di farlo e si perda. In casi come questo mi trovo in una situazione complicata, perché non voglio lasciare da soli gli ospiti che si sono presentati in orario e quindi non posso andare a prendere quelli in ritardo. Faccio però del mio meglio per aiutarli, fornendo loro indicazioni al telefono.

Gli ospiti presenti hanno notato il mio impegno per andare incontro a quelli in ritardo e mi hanno aiutato a guidarli fino al punto di ritrovo. Quando gli ospiti percepiscono la mia ospitalità, non mancano mai di fare lo stesso e di mostrarsi comprensivi e gentili nei confronti degli altri. Per me è fondamentale essere ospitale e accogliente con tutti i miei ospiti, così loro faranno lo stesso gli uni con gli altri.

Come vai incontro alle necessità degli ospiti e come li fai sentire speciali?

Cerco sempre di soddisfare le richieste degli ospiti, purché non abbiano conseguenze negative per gli altri. Per esempio, quando qualcuno mi chiede di aggiungere dei posti in più di una certa data perché è già al completo, in genere rifiuto perché voglio essere sicuro di potermi occupare di ogni ospite e di dargli sempre il massimo. In casi come questo prometto alla persona interessata di informarla in caso ci siano cancellazioni, così che possa prenotare.

Inoltre, offro sempre ai miei ospiti dei regali fatti a mano. Scelgo personalmente dei caratteri con cui comporre il loro nome in giapponese e li scrivo, descrivendo il significato di ognuno e firmando personalmente il foglio, che potranno appendere alla parete con gli appositi supporti inclusi nel regalo.

Per me, una buona preparazione e la cura dei dettagli sono fondamentali, così come cercare sempre di far divertire e sorridere i miei ospiti.

Come riesci a essere sempre ospitale con gli ospiti, anche quando c’è qualche imprevisto?

Faccio sempre il possibile per venire incontro alle esigenze dei miei ospiti. Cerco di far divertire tutti quanti e mi impegno al 200% per soddisfare le loro esigenze. Dimostrarsi ospitali è fondamentale. Cerco di comportarmi sempre seguendo lo spirito “ichigo-ichie”, che significa “un’esperienza o un’opportunità che capitano una sola volta nella vita”. Questa parola e la sua filosofia derivano da una teoria della cerimonia del tè che ha origini nel Buddismo. Per accogliere un ospite e offrirgli una tazza di tè di alta qualità, è essenziale alzarsi alla mattina presto per pulire il cancello d’ingresso e il piccolo passaggio che conduce alla sala da tè, non dimenticandosi di preparare della purissima acqua naturale con del carbone di qualità. Allo stesso modo, gli host devono dare il massimo per preparare ciascuna esperienza, perché sarà un’opportunità che capita una sola volta nella vita.

Dopo ogni esperienza in genere invio ai miei ospiti delle email, per assicurarmi che si siano divertiti e condividere le foto con loro.