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¿Organizar tu primera experiencia te provoca cierto nerviosismo? ¡Te entendemos perfectamente! A muchos anfitriones les sucede al principio, pero hemos descubierto que practicar con amigos y familiares ayuda a ganar seguridad y prepararse para que todo salga bien. Por eso, te recomendamos que intentes reunir a un grupo de personas de tu confianza y hagas un simulacro de tu experiencia. La siguiente lista de verificación te ayudará a preparar con éxito tu primera experiencia de prueba.

Uno o dos días antes

▢ Envía un recordatorio a los participantes, valora si es necesario indicar el punto de encuentro concreto y la hora de llegada, y especifica cómo pueden ponerse en contacto contigo en caso de emergencia.

▢ Consulta cuál es la previsión meteorológica.

▢ Ponte en contacto con las personas que gestionen los lugares que vayáis a visitar.

▢ Ten en cuenta todas las fases del conjunto de la experiencia en la que participarán los viajeros y prepara un programa completo en el que indiques las horas aproximadas de cada una de ellas.

▢ Crea una lista con los productos, los materiales y el equipo que vayas a necesitar.

Sé tú mismo, prevé todo lo que necesitaréis, crea un ambiente seguro y abierto y trata de ponerte en la piel de los participantes. – Melanie, anfitriona de Meditación en la playa en Los Ángeles, California

En el día del simulacro de tu experiencia

Prepara los lugares a los que vayáis a acudir.

▢ Ordena y acondiciona el espacio.

▢ Prepárate para recibir a los participantes que lleguen con algo de antelación.

▢ Haz acopio de los productos y materiales necesarios.

▢ Fíjate en qué participantes van a acudir: si es posible, piensa en un modo de personalizar algún momento de la experiencia para los viajeros.

▢ Ten el programa de la experiencia a mano y unas notas breves sobre los temas de los que vayas a hablar.

▢ Antes de que lleguen los viajeros, tómate unos instantes para ti. Concéntrate, respira profundamente y recuerda por qué te has decidido a organizar esta experiencia y lo mucho que te apasiona el tema sobre el que trata.

El modo en que manejes la comunicación con los participantes influirá en gran medida en el éxito de la experiencia. – David, anfitrión de Descubre el Arboreto de Hoyt de Portland en Portland, Oregón

Cómo interactuar con los primeros participantes

▢ ¡Recuerda sonreír y llamar a los viajeros por su nombre al darles la bienvenida!

▢ Pide a todos los participantes que se presenten.

▢ Háblales un poco de ti y de tu experiencia como anfitrión.

▢ Explícales el programa y qué deben esperar de la experiencia: puedes contarles que es la primera vez que la organizas, por lo que valorarás mucho que tengan paciencia contigo y les agradecerás cualquier comentario sincero.

▢ ¡Saca fotos! Haz fotos espontáneas en las que salgáis los viajeros y tú para compartirlas en redes sociales e incluirlas en el anuncio de tu experiencia.

▢ A la hora de la despedida, puedes pedir a los viajeros que comenten cuáles han sido sus momentos favoritos y los aspectos que creen que podrían mejorarse.

Diviértete e intenta disfrutar con la mentalidad del principiante: cuando algo acaba de empezar, las posibilidades son infinitas. Como las experiencias son algo nuevo para ti y lo que tú ofreces probablemente lo sea también para los viajeros, ¡prepárate para los momentos mágicos que pueden surgir en el transcurso de esta aventura!